稟議

英語で電子承認|多言語対応のシステムや重要用語、承認依頼文を紹介

グローバル化が進む現代、社内外問わず外国語によるコミュニケーションが求められるケースが多くあります。申請・承認業務の中で「電子承認を依頼したいものの、英語でどのように表現すれば良いのか分からない」と不安に感じる方も多いでしょう。

そこで、この記事では、電子承認の際に覚えておきたい用語やメッセージ例文とともに、申請・承認業務を効率化できる多言語対応のワークフローシステムをご紹介します。

電子承認に関わる用語解説【英訳あり】

電子承認に関連する用語は多く、それぞれ意味が異なります。この項目では、混同しがちな用語の意味と違いについて解説するとともに、英訳をご紹介します。

電子署名/電子サイン/デジタル署名の違い・英訳

電子承認に似た言葉として、「電子署名」「電子サイン」「デジタル署名」などがあります。「電子」や「デジタル」というワードが含まれていることから同じようなものとして混同しがちですが、実はそれぞれ意味が異なります。適当に表現できるように、意味や違いを把握しておきましょう。

電子署名/electric signature

電子署名とは、契約などにかかわる電子データや電子文書に対して、双方の当事者が同意したことを証明するための技術や仕組み全般のことを指し、英語では「electric signature」と表現されます。

ちなみに、日本語では一般的に署名=サインと認識されており、これをそのまま英語に直すと「electric sign」となります。しかし、「electric sign」とはデジタルサイネージのような電子看板を意味する言葉であるため、適切とはいえません。

電子サイン/pen tablet to sign

電子サインは、手書き署名の代わりに、タブレット端末などにタッチペンで直接サインを入力する方式を表す言葉です。宅配便の受け取りやホテルのチェックイン、クレジットカードでの支払いの際などさまざまな場面で、電子サインは利用されています。電子サインは「pen tablet to sign」などと英訳されます。

デジタル署名/digital signature

「デジタル署名」は、公開鍵暗号方式をはじめとしたデジタル技術を活用し、デジタル署名を暗号化および復号化する技術を指します。電子署名の技術のひとつを表す言葉といえるでしょう。デジタル署名を英訳すると「digital signature」となります。

最後に、ここまで紹介してきた「電子署名」「電子サイン」「デジタル署名」の意味の違いと、それぞれの英訳を以下の表にまとめました。


電子署名電子サインデジタル署名
英訳electric signaturepen tablet to signdigital signature
意味電子文書に対して、双方の当事者が同意したことを証明するための技術や仕組み全般タブレット端末などにタッチペンで直接サインを入力する方法デジタル技術を活用し、デジタル署名を暗号化および復号化する技術

「電子承認」の英訳

電子承認は、紙の書類や印鑑で行っていた申請・承認作業をデジタル上で行うことを指します。ここまで紹介した電子署名や電子サイン、デジタル署名などは、電子承認を実現するための一要素といえるでしょう。電子承認を英訳すると「electric approval」と表現されます。

「電子署名します」の英訳

ビジネスシーンでは契約書などに署名・サインをして返送するケースも多いですが、自ら電子署名を行うことを英訳するとどのように表現されるのでしょうか。

自らが電子署名をする場合は「I will digitally sign」などと訳されます。もしくは紙の署名・サインと同じように「I will sign the document」などと表現しても意味は伝わるでしょう。署名が完了した場合は「I signed the document」、「I put my signature to the document」と伝えましょう。

上記の項目で電子署名の英訳は「electric signature」と紹介しました。このうち「signature」は署名のことを意味しています。しかし「署名する」または「サインする」のような動詞として用いる際には、「sign」という単語に置き換わるのです。

「電子署名をお願いします」の英訳

この項目では、申請や承認を依頼する際に添える英文のメッセージをいくつか紹介します。

Kindly confirm the document attached and if there's no problem, please sign us back by PDF file.

書類の内容について問題ないかご確認いただき、署名のうえPDFデータでご返送いただけますでしょうか。

Please send us attached file with your signature by return.

添付ファイルに署名のうえご返送いただけますでしょうか。

We would like to have your signature for confirmation.

確認のためサインをいただけますでしょうか。

It seems that your signature is missing in this document.

いただいた書類にはあなたのサインがありませんでした。

英語対応のワークフローシステム『承認Time』で、業務を効率化

英語に慣れていない方にとって、承認や署名を依頼する度に英語でコミュニケーションをとることは手間と時間のコストに加え精神的な負担がかかります。組織にとっても、社員の業務効率が低下するのは避けるべき事態でしょう。

そこでおすすめしたいのが、英語など多言語に対応したワークフローシステム『承認Time』です。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、組織内のさまざまな申請・承認業務を電子化するツールです。

稟議や経費精算、有給休暇の申請など、組織のなかで申請・承認作業は多く発生するもの。従来は申請内容に合わせて書類を作成し、上司や関連部署の担当者、経営層などの捺印をもらい、管理部門へ提出するのが一般的でした。しかし、紙書類の受け渡しや管理のコストを考えれば効率的とはいえません。そこで、デジタル上で申請・承認業務を行えるワークフローシステムが誕生したのです。

現在、ペーパーレス化の推進やテレワークに対応するためのツールとして、ワークフローシステムは数多くの企業で採用されています。

英語・中国語など70ヶ国語に対応できるシステム『承認Time』

『承認Time』は、社内のあらゆる申請書・報告書をオンライン上で作成でき、あらかじめ設定した承認ルートに応じて申請・承認を進められるワークフローシステムです。

特長は対応できる言語の多様さ。多言語化ツール『Wovn.io』と連携することで、申請書の内容を、英語や中国語など約70ヶ国の言語にボタンひとつで翻訳できます

海外に本社・支社がある企業やグローバル人材が活躍する企業は、承認Timeを利用することでコミュニケーションコストや書類の不備を削減し、生産性を向上できるでしょう。

いつでもどこからでも電子申請・承認が可能

『承認Time』のもう一つの特長として、さまざまなOSや端末に対応したクラウドシステムであることが挙げられます。インターネットに接続できる環境下であれば、いつでもどこからでも電子申請および承認が可能であり、企業のスピーディーな意思決定をサポートします。

また、クラウドシステムは、運用にかかるコストが少ないのもポイントです。ソフトを購入する必要がないため、初期費用がかからず、システムはオンライン上にあるため、メンテナンスは自動で行われます。承認Timeは1IDあたり月額330円という業界最安水準の価格。電子承認システムを手軽に利用できます。

まとめ

外国語でのコミュニケーションは難しく、ミスが起こりやすいものです。多言語対応の電子承認システムを導入することで、社員の語学力に関わらず、効率的な申請・承認フローが確立できるでしょう。

『承認Time』は、最大70ヶ国語に対応したクラウド型のワークフローシステムです。誰もが簡単に扱える操作性と複雑な業務フローにも対応できる柔軟な設定機能で、グローバル企業における意思決定を高速化します。