電子申請ができる労務管理システムとは？比較のポイントと注意点を解説

書類作成・提出など手続き全体がスピードアップする

従来の労務管理では、例えば社会保険に関する申請を行う場合、所定のフォーマットに沿って書類を作成し、それを社会保険事務所や労働基準監督署などに提出する必要がありました。

しかし、複数の書類を作成する場合、従業員の氏名や生年月日、住所など、同じ情報を重複して入力しなければならないことも多いもの。労務管理システムを活用すれば、複数の書類に社員情報を一括で登録でき、書類を作成する担当者の負担を大幅に軽減できます。

また、役所への申請を電子化する「e-Gov」対応の労務管理システムを導入すれば、システムで申請書類の作成が可能になり、書類の印刷や郵送の手間が省けるため、システムへの入力から申請までを短時間で済ませることも可能です。

確認作業の工数を削減できる

役所への申請書類を作成する場合、例えば社員情報システムから社員情報を拾い、勤怠管理システムから該当する社員の情報を検索しデータを入力するといった作業を行っているケースもあります。このような手間がかかるのは、社員情報システムや勤怠管理システムなど、複数のシステムが独立していて連携できていないことが大きな要因として考えられるためです。

労務管理システムの中には、既存のシステムと連携可能なものも多く、システム間のデータ照会や確認作業を自動化できます。

書類保管・管理の業務のコストを削減できる

通常、役所へ申請する書類は企業側においても一定期間の保管義務があります。例えば、健康保険や厚生年金に関する書類は2年間、労災保険に関する書類は3年間の保存期間が定められています。

社員数が少ないベンチャー企業やスタートアップ企業であれば、書類の管理もそれほど難しくはありませんが、社員数が増えれば増えるほど管理する情報も増えるため、管理そのものが煩雑化します。また、書類を保管しておくためのスペースも確保しなければなりません。

しかし、労務管理システムを導入すれば、データとして申請内容を保存できるため、書類管理の人員や物理的な保管スペースを確保する必要がありません。

e-Gov対応などほかのシステムとの連携

労務管理システムの最大のメリットは、書類作成や申請にかかる工数を削減できることです。しかし、そのためにはほかのシステムとの連携やe-Govへ対応していることが大前提となります。システム間連携を強みとしている労務管理システムは多いですが、必ずしもすべてのシステムが連携できるとは限りません。

現在導入している勤怠管理や社員情報システムと連携できるのか、システムごとに連携できるサービスは異なるため、導入前に確認しておくことは必須といえるでしょう。

対応可能な業務・機能の範囲

労務管理システムには、社会保険関連の書類作成および申請機能以外にも、勤怠管理や給与計算システムなどが統合されたものもあります。また、法改正のタイミングで自動的にシステムを更新するものや、電話やチャット、メールによるサポートが充実したシステムも提供されています。

例えば、労務管理の担当者数が少なく、リソース不足による業務の遅れがあるとします。この場合、人員を追加することが有効な施策として考えられますが、そもそも使用している勤怠管理システムや給与計算システム同士の連携がうまくいかず、確認や調整に時間がかかっていることがリソース不足の原因かもしれません。

自社が求める機能は何か、対応すべき業務範囲なども検討しながら、要件を満たす労務管理システムを比較・選定してみましょう。

予算に見合うコストパフォーマンス

労務管理システムの多くは、従来、自社にサーバーを設置し管理するオンプレミス型のシステムが主流でしたが、近年ではクラウド化が進み、初期導入・運用コストが低廉化しています。中には初期コストが無料で、ユーザー数に応じて毎月の基本料金のみで維持できるプランも存在します。

もちろん、コストの安さ以外にも機能や使い勝手の良さなど選ぶポイントは多数ありますが、予算との兼ね合いも検討しながらコストパフォーマンスの良い労務管理システムを選定しましょう。