【システム担当者必見】稟議システムの導入前に押さえておきたい3つのポイントとは

企業や組織における意思決定の方法として稟議があります。社内のさまざまな関係者の意志を確認したうえで、決裁や承認を得る稟議ですが、従来は書類を回覧し捺印する方法が一般的でした。しかし、時代とともに働き方が変化し、現在ではオンラインによる稟議も可能となっています。

しかし、稟議システムの導入にあたっては、何を基準に選べば良いのか分からないという担当者や経営者も少なくありません。そこで今回の記事では、稟議システムを選ぶうえで重要なポイントについて詳しく解説します。

稟議システムとは

稟議システムとは、複数の承認者がオンラインで稟議書を照会し、承認するシステムのことです。ちなみに、稟議を含むさまざまな社内手続きを電子化したものをワークフローシステムとよぶこともあります。

パソコンんで稟議システムを使用している画像です

稟議システムが注目される背景

従来の稟議では、稟議書を印刷し課長や部長、本部長といった承認者の間で文書をまわすケースが一般的でした。しかし、働き方改革や感染症対策の一環としてテレワークが推進されている現在、文書の回覧といったアナログ的な手法のままでは業務に支障をきたしてしまいます。テレワークへの移行をスムーズに実現するためにも、稟議システムの導入が求められているのです。

また、DXの実現に向けた経営改革の一環として、企業や組織におけるスピーディーな意思決定も求められています。オンラインで決裁が可能な稟議システムを導入すれば、迅速な意思決定が可能なほか、データの暗号化や改ざん防止機能によって内部統制の向上にも期待できます。

稟議システムでできること

ひと口に稟議システムといっても、システムごとにさまざまな機能が存在します。そこで、稟議システムに搭載されている代表的な機能をいくつか紹介するとともに、具体的に何ができるのかを解説します。

複雑な承認ルートの設定

稟議の内容によっては上司や部門責任者だけでなく、役員の承認が必要になる場合もあります。また、決裁金額に応じて決裁者が異なったり、条件に応じて合議や多数決といったように、複雑な承認ルートを辿流必要もあるでしょう。多くの稟議システムでは、このような複雑な条件にも対応でき、自由に承認ルートを設定・変更できます。

ちなみに、承認ルート上で誰が承認済みであるか、誰が未承認かをリアルタイムで確認できるため、長期間にわたる稟議の停滞も未然に防止できます。

意思決定の迅速化

例えば、緊急で契約書の承認が必要になるなど、いち早く決裁しなければならない案件にもかかわらず、承認者、決裁者が不在で承認ができない…というケースもあるでしょう。稟議システムは、インターネットにつながっていればパソコンやスマートフォンなどから書類の申請・承認ができるため、迅速な意思決定をサポートします。

また、正式な申請を上げる前の段階で稟議の内容を事前通知(根回し)する機能もあるなど、十分な審議が求められる案件などにおいても効果的です。

スマートフォン・タブレット端末に対応

クラウドに対応した稟議システムは、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレット端末からもアクセスできます。インターネットにつながっていれば、自宅や出張先のホテル、外出先のカフェなど、オフィス以外の場所からでも稟議の申請や承認ができるため、テレワークとの相性も抜群です。

稟議システムを導入する前に押さえておきたい3つのポイント

自社に稟議システムを導入する場合、数あるシステムの中から何を基準に選定すれば良いのでしょうか。特に重要なポイントとして、今回は3つの要素をピックアップして紹介します。

三本指で3つの稟議システムを表している画像です

ポイント①:自社の課題を解決できるシステムかどうか

稟議システムの導入を検討する前に、そもそも自社のどのような課題を解決したいのか?を明確にする必要があります。例えば「紙による稟議がテレワーク移行の阻害要因になっている」という課題を解決したい場合には、自社にサーバーを立てて運用するオンプレミス型よりも、外部サーバーを利用するクラウド型のほうが課題解決には適していると考えられます。

また、「稟議書の記載ミスや申請および承認漏れによって業務が停滞している」という場合には、自由に書式設定ができるタイプや、リマインド機能があるタイプなどを選ぶと良いでしょう。

このように、あらかじめ稟議システムの導入で解決したい課題を明確にしておくことで、自社に必要な機能が明らかになります。

ポイント②:システムのUIがわかりやすく、扱いやすいかどうか

稟議をオンラインで行う際、UI(ユーザーインターフェース)が分かりやすく、扱いやすいシステムであるかも重要なポイントです。また、従来の稟議書の書式に近い入力項目を作成できるシステムであれば、紙での申請と同じように使用できるため、オンラインへ移行しやすくなります。

こうした使いやすさを事前に判断するために、実際にシステムを利用してみることもおすすめです。例えば、弊社の『承認Time』は、30日間の無料トライアルを実施しています。お試し期間中であってもすべての機能が使用できるため、実際の運用のイメージをつけることができます。また、お試し利用でも初期設定の導入支援サポートや、定着化に向けた伴走型サポートもあるため、使いやすいシステムであるかを事前に把握できます。

ポイント③:システムの運用コストは予算内かどうか

稟議システムの選定にあたっては、導入および運用のコストが予算内であるかも重要なポイントです。一般的にオンプレミス型の場合には、自社で運用サーバーを設置する必要があるため、サーバーの構築費などが発生し、初期導入時のコストが高額になるほか、定期的なメンテナンスのための管理者の人件費なども考慮しなければなりません。一方、クラウド型の場合は外部サーバーを利用するため導入時のコストを大幅に抑えられることが多いです。ただ、クラウド型の場合は自社規格にカスタマイズして運用できないことが多いため、自社の予算感や求める機能と照らし合わせて検討が必要です。

既存の稟議フローを電子化できる稟議システム『承認Time』

稟議システムの導入にあたっては、すでに運用しているフローやルールのまま移行できたほうが手間も導入時のコストもかかりません。そこでおすすめしたいのが、弊社が運用するクラウド型稟議システムの『承認Time』です。

いつでもどこからでもWebで稟議の申請・承認が可能

承認Timeはクラウド型の稟議システムのため、パソコンはもちろんスマートフォンやタブレット端末など、さまざまなデバイスに対応しています。インターネットが接続できる環境であれば時間や場所にとらわれることなく、その場で稟議の申請や承認が可能です。これにより、テレワークにスムーズに移行できるほか、迅速な意思決定をサポートします。

入力項目を自由に設定できるため、既存書類をそのまま使える

稟議システムを導入したものの、従来の稟議書と書式や記載箇所が異なってしまう場合、かえって効率が悪くなることもあります。せっかくペーパーレス化が実現できたとしても、入力項目が複雑で、従業員が利用せず、結果として業務効率化につながらないケースもあるでしょう。

承認Timeは複数の入力項目を自由設定できるため、現在利用している稟議書の書式をそのままシステムに移行することも簡単です。従来慣れ親しんだフォーマットを使用することで、従業員のシステム利用の定着に貢献します。

初期費用0円。しかも1ID300円から利用可能

デジタル化やテレワークへ移行したいと考えているものの、システム導入にあたって十分なコストを割けない企業も少なくありません。承認Timeはクラウド型のため、初期費用は無料、運用費用も1IDあたり月額300円から利用できます。また、追加でID発行が必要な場合も10IDごとに追加できるため、まずは部署単位で導入し、効果を確認してから、全社的な利用を…といった活用方法も可能です。自社の規模や求める機能に合わせて最適な使い方を選びましょう。

まとめ

承認Timeは、飛越承認機能やAND・OR承認など複雑な承認フローにも対応可能な稟議システムであり、自社の状況に応じたワークフローを構築できます。

シンプルなユーザーインターフェースで使いやすく、入力項目も事前に設定しておけば稟議の申請・承認にかかる時間的コストを大幅に削減できるでしょう。月額1ID300円から利用でき、初期費用もかからないため、低コストで稟議の電子化が実現できます。テレワークやバックオフィス業務のDX化に向けて、ぜひ承認Timeの導入をご検討ください。