【徹底解説】ワークフローシステムの比較基準と導入時に気をつけたいことは?

業務効率化や生産性向上のため、さらにはコロナ禍によってリモートワークが求められるようになったこともあり、多くの企業でワークフローシステムの導入が進んでいます。

しかし、ひと口にワークフローシステムといってもさまざまな種類があり、何を基準に比較すれば良いのか分からないという担当者も多いことでしょう。

そこで今回は、ワークフローシステムの比較基準や導入時のポイントなどを中心に詳しく解説します。

ワークフローシステムの概要と注目されている背景

ワークフローシステムという言葉を一度は耳にしたことがある方も多いと思いますが、その意味を正しく理解できていないケースも少なくありません。まずはワークフローシステムとは何なのか、基本的な概要から紹介しましょう。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、社内における申請や承認などの一連の業務をシステム化するためのツールです。

書類の申請や承認のような業務の一連の流れは「ワークフロー」ともよばれ、従来は紙に印刷してから関係者へ回覧し、捺印によって承認する方法が一般的でした。

ワークフローシステムを導入することで、書類ではなく電子データとしてシステム上で処理できるようになります。ワークフローシステムの対象業務は幅広く、部署や業務内容に関係なく全社共通のシステムとして導入する企業も増えています。

注目されている背景

さまざまな企業でワークフローシステムの導入が注目されていますが、その背景にはDXの推進や働き方改革などがあります。

深刻な人手不足が続く状況下で、DXを推進し業務効率化や生産性を向上させることは、多くの企業において共通の課題となっています。従来のように、印刷した書類を承認者に回覧してもらい、内容を確認のうえ捺印をもらうといった流れは効率的とはいえません。

また、コロナ禍においてリモートワークの推進が求められていますが、従来のワークフローがリモートワークの阻害要因になっていたことも事実です。ペーパーレス化を実現し、時間や場所にとらわれない働き方に移行するためにも、ワークフローシステムの導入は不可欠といえるでしょう。

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムを導入することで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。3つのポイントに整理し詳しく解説します。

申請・承認プロセスのスピードが上がる

時間や場所にとらわれることなく利用できるワークフローシステムは、自由なタイミングで申請および承認が可能です。そのため、捺印をもらうために承認者のスケジュールを確認し出向く必要がありません。

また、文書の進捗状況もリアルタイムに把握できるため、万が一承認が遅れている場合には、必要に応じて承認者に連絡することで、申請および承認プロセスのスピードアップに貢献できることでしょう。

書類の管理・保管が容易になる

ワークフローシステムは、システム上で申請・承認・回覧・保管が可能です。従来のように書類を物理的に保管・管理する手間がないほか、証憑類もすべてデータ化されるため不正が起こりやすく、内部統制の強化やコンプライアンスの強化にもつながります。

また、ワークフローシステムはデジタル保管のため、フリーワード検索等ですぐに欲しい文書が見つかることも管理上のメリットといえるでしょう。

拠点間の情報共有が活発化する

複数拠点に営業所や支店が分かれている企業では、物理的に書類を管理している場合に情報が共有しにくい問題が生じます。しかし、ワークフローシステムで文書をデータ化していれば、わざわざ書類を郵送・FAXする手間がありません。

複数拠点でもすぐに利用可能で、拠点間の情報共有を実現する意味でも、ワークフローシステムは大きなメリットがあります。

ワークフローシステム導入の注意点

ワークフローシステムを導入し業務効率化につなげるためには、自社の課題を調査し、把握しておくことが極めて重要です。課題を的確に把握できていないと、ワークフローシステムで何を解決したいのかが分からず、システムを導入したとしても効果が現れないことが多いためです。

また、課題が曖昧なままだと、ワークフローシステムに必要な機能も具体化できず、不要な機能まで取り入れることになりコストが増大する可能性もあります。

ワークフローシステムの比較ポイント

ひと口にワークフローシステムといっても、さまざまな製品があり、初めて導入する企業にとっては何をポイントに選ぶべきなのか分かりづらいものです。そこで、システム選定にあたって特に重要な5つのポイントを紹介します。

自社の課題を解決する機能があるか

まずは、システム導入の注意点でも紹介したように、自社の課題を解決できる機能が備わっているかを確認しましょう。

例えば、「毎月の経費精算が膨大で経理部門が業務過多に陥っている」という場合には、経費精算の申請に対応したワークフローシステムを選定する必要があります。

操作は簡単に行えるか

ワークフローシステムのユーザーインターフェースや画面のレイアウトなど、操作性の良し悪しも重要なポイントです。多くの機能が集約されたシステムであったとしても、操作性が悪く使いづらいと、社員の利用率も向上しません。また、総務部門や情報システム部門への問い合わせが増え、業務量が増大することも考えられるでしょう。

導入前にトライアル期間を設けている事業者も多いため、無料期間内で使い心地を確認したうえで導入を判断するのがおすすめです。

自社の既存システムとの連携が可能か

対象となる業務によっては、既存のシステムとワークフローシステムとの連携が必要になるケースもあります。例えば、経費精算に対応したワークフローシステムを構築する場合、交通費の算出のために社員情報DBから住所を紐付ける必要もあるでしょう。

ワークフローシステムと既存システムとの組み合わせによっては、連携が難しいケースや、相性が悪い場合もあるため注意が必要です。

セキュリティは万全か

ワークフローシステムは機密情報や個人情報を扱うこともあるため、セキュリティ対策は重要なポイントです。特にクラウドシステムの場合、インターネット環境さえあればアクセスできることから、セキュリティ対策が脆弱だと不正アクセスの温床になりかねません。

価格は予算内に収まるか

システム導入にかかるコストは、クラウド型かオンプレミス型かによっても大きく異なります。近年主流のクラウド型は、導入コストは安価ですが毎月一定額の料金が発生します。そのため、長期間にわたって利用する前提であれば、初期導入コストがかかったとしてもオンプレミス型のほうがトータルのコストは安くなる傾向にあります。

ただし、社内で管理者を配置する必要がない点や、リモートワークへの対応のしやすさといったポイントを考慮すると、多少コストはかかってもクラウド型を選ぶ企業が多いのも事実です。

主なワークフローシステムの種類

ワークフローシステムは企業の規模や導入する部署、対応する業務内容によってもさまざまな種類が存在します。そこで、今回は5つの種類ごとにワークフローシステムの特長を解説します。

大企業向けワークフローシステム

数千人規模のユーザーが利用する大企業向けのワークフローシステムは、導入にあたって個別のコンサルティングから実施し、さまざまな機能をカスタマイズしながらシステムを構築していきます。

また、グループ会社との連携を想定し、複数の企業で運用したり、外国人労働者も利用できるよう複数言語に対応したシステムなどもあります。

中小企業向けワークフローシステム 

数十名、数百名程度のユーザーを想定した中小企業向けのワークフローシステムは、勤怠管理や経費精算、人事申請などの機能が網羅された汎用的なシステムが多い傾向にあります。月額料金も1IDあたり数百円程度と安価で、コスト計算もしやすいでしょう。

ただし、既存システムとの連携を考える場合には、事業者によって連携が難しい場合もあるため事前の確認は必須です。

エクセル型ワークフローシステム

これまでエクセルやワードといった汎用的なソフトウェアで文書を作成し、ワークフローとして運用してきた企業も多いはずです。さまざまなフォーマットをワークフローシステムで作り直すためには手間がかかりますが、エクセル型ワークフローシステムを活用すればそのような問題も解消できます。

従来使用してきたフォーマットのファイルを、システムにアップロードすることで自動的にWebフォーマットに変換してくれます。プログラミングなど専門的な知識は一切不要のため、誰でも手軽に導入できるのが大きなメリットといえるでしょう。

バックオフィス連携型ワークフローシステム

勤怠管理や経費精算はもちろん、稟議や工数管理といったバックオフィス業務全般に対応しているワークフローシステムもあります。人事部門や経理部門はもちろん、実務部門でも利用できることから、全社的なワークフローシステムとして統一する際には最適です。

グループウェア一体型ワークフローシステム 

グループウェアとは、主にカレンダーや社内SNS、チャット機能など、社員同士の連携や情報共有を目的としたシステムのことを指します。グループウェア一体型ワークフローシステムは、あくまでも主体はグループウェアであり、ワークフローシステムは付随的な機能に過ぎません。そのため、機能が限定的なものや、既存システムとの連携が難しいシステムなども少なくありません。

ワークフローシステム『承認Time』とは

さまざまな種類に分けられるグループワークですが、その中でも特におすすめなのが『承認Time』です。主な特長や機能、料金なども含めて詳しく紹介しましょう。

『承認Time』の特長

『承認Time』はクラウド型のワークフローシステムで、自宅や外出先からでもセキュアな環境で社内文書を申請・承認できます。導入にあたっては自社内へサーバーを設置する必要がなく、システム運用の専門的な知識も不要です。

また、1IDあたり300円の低コストで最低1週間から導入可能で、中小企業から大企業まで幅広い規模に対応可能。さらに、オプション機能として多言語翻訳や経費精算システムとの連携も可能で、社内のワークフローに関するさまざまな課題を解決します。

承認Timeの料金

『承認Time』の料金体系は以下のとおりです。

システム 利用料

初期費用
0円
月額利用料(10ID単位)3,000円

※価格はすべて税抜

※201ID以上の導入は別途ご相談

オプション機能


初期費用月額費用
添付ファイル追加容量利用料(10GB単位)-1,000円
多言語翻訳利用料90,000円 30,000円〜

※価格はすべて税抜

承認Timeの無料トライアル

『承認Time』は本導入前に1ヶ月間の無料トライアルを提供しています。本運用を想定した専用のサイトが個別に用意されるため、実務を想定したさまざまな検証が可能です。

無料トライアルはお問い合わせフォームからお申込みください。

まとめ

ワークフローシステムの導入にあたっては、検討段階から自社の課題や目指す姿を具体的に考えることで、導入プロジェクトを成功に導くことができます。

クラウド型ワークフローシステムの『承認Time』は、インターネット環境があればいつでもどこからでも申請・承認を進められるほか、決裁フローも柔軟に設定が可能。

また、70ヶ国語に対応しシンプルなUIを採用しているため、グローバル人材が在籍する企業にも最適です。『承認Time』は、あらゆる業種、業界、規模に対応したワークフローシステムといえます。