出版業界ならではの「アナログ領域」をデジタル化

1985年に設立された、株式会社ディスカヴァー・トゥエンティワン。89年に記念すべき出版第1号の『あなたならどうする100の？〜自分を哲学する、究極の質問』を皮切りに、『超訳 ニーチェの言葉』（白取春彦 編/訳）、『うまくいっている人の考え方』（ジェリー・ミンチントン (著), 弓場 隆 (翻訳)）『新 コーチングが人を活かす』（鈴木 義幸 著）、『自分でできる子に育つ ほめ方 叱り方』（島村 華子 著）、ビジネス書を中心に数々のベストセラーを世に送り出している。

ー経費BANK、承認TIMEを導入するにあたり、社内でどのような課題がありましたか？

大星氏：
出版社と聞くと、「編集者のデスクには書籍や資料が山積している」といった印象をお持ちの方も多いかと思います。弊社もまさに、そのイメージどおりの会社でした。しかし、出版業界にも電子書籍化など、デジタル化の波が押し寄せています。2019年頃からは社内でも、「社内のIT化を進めていかないと、今後生き残ることが難しい」ということで、内部のデジタル化を進めてきました。

ー具体的にどんな取り組みを進めてこられたのですか？

大星氏：
デスクのフリーアドレス化やE-FAXの導入、Gsuite導入によるメール・スケジュール・スプレッドシートといった社内ワークツールの一括管理、Slackの導入などです。フリーアドレス化は編集者から不安の声もありましたが、なるべく身の回りをコンパクトにするため敢行しました。
こうしたデジタル化を進めた矢先、2020年2月に新型コロナウイルス感染症の拡大がはじまりました。弊社では2月14日（金）の市中感染をきっかけに、リモートワークへと踏み切ることを決定。2月17日（月）から出社をしないようにという通達を出しましたが、大きな混乱は見られませんでした。

ー早めの対策が功を奏したのですね。

大星氏：
そんなデジタル化のひとつとして、『経費BANK』『承認TIME』を導入しました。
これまで、社内業務の一部である経費精算や稟議の管理は、エクセルで入力して印刷し提出するという形式を取っていたため、効率がよくありませんでした。
特に弊社は書店様と直接取引を行っているため、他の出版社よりも出張の数が多いため、経費精算の機会も膨大なものとなります。さらに、一度書類を提出するのに会社へ寄らないといけないなど、時間的なロスが発生していました。
月末月初は請求書が山積し、1〜2日かけて処理するのが日常茶飯事でした。そのため、とにかく経費精算フローをデジタル化し、経営的にコストを可視化する方法を模索していたのです。

ー経費BANK、承認TIMEを採用した経緯を教えてください。

大星氏：
2019年4月に問い合わせし、まずは導入の検討段階ということで、同年9月、10月から周辺の担当者に「経費BANK」のアカウントを付与して試験運用を開始しました。12月には1部署での運用を試し、問題ないことを確認して2020年1月から正式導入しました。「承認TIME」は稟議フローの変更が必要だったため、正式に運用を開始したのはもう少し後の7月頃になります。

導入に合わせて、他にも複数のサービスを比較検討しました。SBIビジネス・ソリューションズにお願いしたのは、「システムが時代遅れにならないための体制が整っている」と感じたからです。
両ツールは単なる経費のデジタル化にとどまらず、さまざまな機能を追加・拡張できそうだと感じました。それを相談すると、担当営業の方が詳細にヒアリングをしてくれたのです。テスト時に感じた懸念点も、すぐ開発担当の方が改善をしてくれました。

ーシステムの本格導入に際して、社内で心配の声はありませんでしたか？

大星氏：
内にはデジタルツールに慣れていない方も多かったので、不安を口にする社員も多かったです。
実は、「承認TIME」は「経費BANK」以上に反発がありました。以前の稟議は口頭で上司に確認を取り、精算書を上げるというフローでした。そこを新たな社内規定で「1万円以上から承認が必須」ということにしたことで、業務が増えてしまうという声がありました。
また、出版社は通常書籍を「これくらいの部数売れるから、何部印刷しよう」と部数を想定するのですが、販売部数というのは非常に変動しやすいという特性があります。加えて、書籍の装丁やページ数でも印刷費用は変わるため、事前に稟議を上げるのは難しいと言われていました。

これは出版業界全体にも共通した課題です。しかし、この状態は「経営上の数字を予測できない」とも言いかえられます。他業種と同様に、マーケティングをしっかり行い、営業部・編集部はそこで得られた数字をもとに、見積もりの枠内で書籍を出版する。業界的にも画期的なこのフローを、2021年には整えていきたいと考えています。（取材時、2021年）

ー承認TIMEをきっかけに、業界のスタンダードが変わればとても嬉しいです。

大星氏：
弊社では2019年度からデジタル化に取り組んでいて、その成果が徐々に形になってきたという印象です。コロナ禍の混乱でも2020年度の退職者が0人でしたし、新卒採用の選考もオンラインで行い、過去最多の採用人数を得られました。
デジタル化で社内環境を整えることに注力したおかげで、安心して働ける会社になっているからではないかと考えています。その上で、「経費BANK」も「承認TIME」も、アナログ、非効率的というイメージが強い出版業界において、生産性を高めて本来の業務に集中するための、基盤を作るシステムだと思います。

今後も、バックグラウンドに関係なく組織を大きくする上で、メンバーには承認TIMEを活用してスムーズな意思決定を展開してほしいと考えています。