出版業界ならではの「アナログ領域」をデジタル化

承認Timeの導入効果

導入の背景
  • 社内のデジタル化推進の一環として、導入を検討
  • 高頻度な経費精算を、すべて社内で行なう必要があった
  • 紙ベースの書類提出で処理に大きな負荷がかかって
導入の効果
  • 外出先からの経費精算の申請が可能となった
  • 既存の方法をほとんど変えずに、デジタル化への移行を実現
  • 柔軟なシステムアップデートで、より使いやすいサービスに

株式会社ディスカヴァー・トゥエンティワン

株式会社ディスカヴァー・トゥエンティワンは、「21世紀を拓く会社=DISCOVER 21」というビジョンを掲げ、1985年に設立されました。出版流通会社(取次会社)を挟まず、書店との直接取引を行なう珍しい事業スタイルを取る出版社として、これまで数多くのベストセラーを世に送り出し続けています。

社 名:株式会社ディスカヴァー・トゥエンティワン
サイト:https://d21.co.jp/
社員数:約80名
設 立:1985年4月1日
本 社:東京都千代田区平河町 2-16-1 平河町森タワー 11F
事業内容:出版

根強く残るアナログ領域をデジタル対応させたい

1985年に設立された、株式会社ディスカヴァー・トゥエンティワン。89年に記念すべき出版第1号の『あなたならどうする100の?〜自分を哲学する、究極の質問』を皮切りに、『超訳 ニーチェの言葉』(白取春彦 編/訳)、『うまくいっている人の考え方』(ジェリー・ミンチントン (著), 弓場 隆 (翻訳))『新 コーチングが人を活かす』(鈴木 義幸)、『自分でできる子に育つ ほめ方 叱り方』(島村 華子 著)、ビジネス書を中心に数々のベストセラーを世に送り出している。

ーー経費BankII、承認Timeを導入するにあたり、社内でどのような課題がありましたか?

コーポレートデザイン部 コーポレートITチーム大星 多聞氏

大星氏:
出版社と聞くと、「編集者のデスクには書籍や資料が山積している」といった印象をお持ちの方も多いかと思います。弊社もまさに、そのイメージどおりの会社でした。しかし、出版業界にも電子書籍化など、デジタル化の波が押し寄せています。2019年頃からは社内でも、「社内のIT化を進めていかないと、今後生き残ることが難しい」ということで、内部のデジタル化を進めてきました。

ーー具体的にどんな取り組みを進めてこられたのですか?

大星氏:
デスクのフリーアドレス化やE-FAXの導入、Gsuite導入によるメール・スケジュール・スプレッドシートといった社内ワークツールの一括管理、Slackの導入などです。フリーアドレス化は編集者から不安の声もありましたが、なるべく身の回りをコンパクトにするため敢行しました。

こうしたデジタル化を進めた矢先、2020年2月に新型コロナウイルス感染症の拡大がはじまりました。弊社では2月14日(金)の市中感染をきっかけに、リモートワークへと踏み切ることを決定。2月17日(月)から出社をしないようにという通達を出しましたが、大きな混乱は見られませんでした。

ーー早めの対策が功を奏したのですね。

大星氏:
そんなデジタル化のひとつとして、『経費BankII』『承認Time』を導入しました。

これまで、社内業務の一部である経費精算や稟議の管理は、エクセルで入力して印刷し提出するという形式を取っていたため、効率がよくありませんでした。

特に弊社は書店様と直接取引を行っているため、他の出版社よりも出張の数が多いため、経費精算の機会も膨大なものとなります。さらに、一度書類を提出するのに会社へ寄らないといけないなど、時間的なロスが発生していました。

月末月初は請求書が山積し、1〜2日かけて処理するのが日常茶飯事でした。そのため、とにかく経費精算フローをデジタル化し、経営的にコストを可視化する方法を模索していたのです。

システム改善の姿勢に安心感

ーー経費BankII、承認Timeを採用した経緯を教えてください。

大星氏:
2019年4月に問い合わせし、まずは導入の検討段階ということで、同年9月、10月から周辺の周辺担当者に「経費BankII」のアカウントを付与して試験運用を開始しました。12月には1部署での運用を試し、問題ないことを確認して2020年1月から正式導入しました。「承認Time」は稟議フローの変更が必要だったため、正式に運用を開始したのはもう少し後の7月頃になります。

導入に合わせて、他にも複数のサービスを比較検討しました。SBIビジネス・ソリューションズにお願いしたのは、「システムが時代遅れにならないための体制が整っている」と感じたからです。

両ツールは単なる経費のデジタル化にとどまらず、さまざまな機能を追加・拡張できそうだと感じました。それを相談すると、担当営業の方が詳細にヒアリングをしてくれたのです。テスト時に感じた懸念点も、すぐ開発担当の方が改善をしてくれました。

出版業界の抱える経営上の課題の改善へ向けて

ーーシステムの本格導入に際して、社内で心配の声はありませんでしたか?

大星氏:
社内にはデジタルツールに慣れていない方も多かったので、不安を口にする社員も多かったです。

実は、「承認Time」は「経費BankII」以上に反発がありました。以前の稟議は口頭で上司に確認を取り、精算書を上げるというフローでした。そこを新たな社内規定で「1万円以上から承認が必須」ということにしたことで、業務が増えてしまうという声がありました。

また、出版社は通常書籍を「これくらいの部数売れるから、何部印刷しよう」と部数を想定するのですが、販売部数というのは非常に変動しやすいという特性があります。加えて、書籍の装丁やページ数でも印刷費用は変わるため、事前に稟議を上げるのは難しいと言われていました。

これは出版業界全体にも共通した課題です。しかし、この状態は「経営上の数字を予測できない」とも言いかえられます。他業種と同様に、マーケティングをしっかり行い、営業部・編集部はそこで得られた数字をもとに、見積もりの枠内で書籍を出版する。業界的にも画期的なこのフローを、2021年には整えていきたいと考えています。

ーー承認Timeをきっかけに、業界のスタンダードが変わればとても嬉しいです。

大星氏:
弊社では2019年度からデジタル化に取り組んでいて、その成果が徐々に形になってきたという印象です。コロナ禍の混乱でも2020年度の退職者が0人でしたし、新卒採用の選考もオンラインで行い、過去最多の採用人数を得られました。

デジタル化で社内環境を整えることに注力したおかげで、安心して働ける会社になっているからではないかと考えています。その上で、「経費BankII」も「承認Time」も、アナログ、非効率的というイメージが強い出版業界において、生産性を高めて本来の業務に集中するための、基盤を作るシステムだと思います。

※掲載している情報は取材当時のものです。

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