わかりやすいUIでスムーズに社内へ浸透。複数の承認経路が存在し煩雑だった稟議申請を「承認TIME」で大幅に効率化！紙の運用と口頭承認をなくしたことで時間短縮だけでなく、ガバナンスも向上

材料の調達から加工・組立・塗装・検査の一貫生産体制により、高品質・低コスト・短納期を強みに事業を展開する岩本工業株式会社。

同社は、申請から最終承認までのワークフローの時間短縮と、承認済み稟議の検索の手間を減らすことなどを目的として2022年10月より『承認TIME』を導入。導入前の課題や運用開始後の効果、社内定着までの流れなどについて管理部 人事・総務係吉田様に伺いました。

ー今回、承認TIMEを導入するに至った経緯を教えてください。

吉田氏：
弊社は機械部品の製造を行っているため、現場では品質・安全に関わる技術資料や報告書、会議の議事録など書類が非常に多く存在しています。現場で物事を進めるにあたっては、それらの書類を関係部門に紙で回覧し、承認印をもらうという運用で古くから行っていましたが、承認ルートが複雑かつ確認者が多いため、申請から最終承認まで時間がかかるうえ、実際の紙を見ないと今どこまで承認が進んでいるかの把握も難しいといった課題がありました。

間接部門においては、物品購入などの申請・承認方法として、メールとチャットツールを併用していたのですが、後から請求書と突き合わせる際に、どちらのツールで申請したかわからなくなったり、稟議の情報が会話に埋もれてしまうなど、探す手間が非常にかかっていました。また、ときどき口頭承認も行われていて、証跡が残っていないというケースもありましたので、効率化だけでなく内部統制の観点からも申請・承認・保管が一元管理できるシステムの必要性を感じていました。

以前からお世話になっているシステム会社さんにご相談したところ、クラウド型のワークフローシステムであればSBIビジネス・ソリューションズさんの『承認TIME』がおススメということでご紹介いただき、問い合わせしたのがきっかけです。

管理部 人事・総務係 吉田 純子氏

ー『承認TIME』を採用いただいた決め手はどこにありましたか？

吉田氏：
私自身、システムの専門知識がないので、複雑な作業はできないのですが、『承認TIME』は非常にシンプルなので、私でも操作マニュアルを見ずに、新規の申請フォームを作成したり、設定が簡単に行える点は大きなポイントでした。また、イニシャルコストがかからず、ランニングコストも月3,000円（10ID単位）から利用できるので、中小企業がコスト面のハードルを感じずに、ワークフローシステムを導入したいと思った時に手軽に導入できる料金プランであることも魅力でした。

ー導入支援はいかがでしたでしょうか？

吉田氏：
営業担当の方がとても親切で、レスポンスがとても早かったことも安心感に繋がりました。具体的には、これまで弊社で実際に使用していた書類のひな型をお見せしたり、承認ルートをお伝えして、『承認TIME』にどう移行させればよいかご相談したところ、弊社の運用に合わせてカスタマイズした申請フォームを作ってくださったり、承認ルートも登録してくださり大変ありがたかったです。

ー社内へシステムを浸透させるにあたりどのようなことに取り組まれましたか？

吉田氏：
ログイン・申請・承認の操作マニュアルと、実際に『承認TIME』を操作しながら説明している様子を撮影した動画を作り、「不明点があれば個別対応します」という形で関係者にメール周知しました。『承認TIME』は誰にでも簡単に扱うことができるシンプルな画面になっているので、社内からわからないという声は特になく、個別対応する必要はありませんでした。

また、『承認TIME』のトップに、社内に向けてお知らせを表示できる仕様になっているので、そこから操作マニュアルがいつでも誰でも確認できるようしましたので、特段大きな戸惑いや混乱も起きず、スムーズに社内にシステムを浸透させることができました。

ー『承認TIME』導入によってどのようなメリットを感じていますか？

吉田氏：
申請から最終承認されるまでの時間が大幅に短縮されました。弊社では承認ルートが複雑だったため、システム導入を機に承認ルートの明確化も合わせて行ったのですが、『承認TIME』は申請者が承認ルートを選びやすいだけでなく、クラウド上で承認状況が一目で確認できるため「どこで止まっているのかわからない」、「なかなか最終承認がおりない」といった課題が解消されました。

承認する側もメール通知が届くため、気付いた時に内容を確認してポチっとボタンを押せば承認完了となるので、急ぎの物品購入の時にも役立ちますし、業務を滞らせずにすぐに進めることができる便利なシステムだと実感しています。弊社では係長以上の社員に、社用スマホを支給しているのですが、『承認TIME』はスマホにも対応しているので、どこにいてもメール通知がきた時に、スマホでさっと承認ボタンを押せるという点もすごく利便性が高くメリットに感じています。

また、当初の課題でもありましたが、請求書が届いてから稟議と突き合わせする際に、以前は「メールだっけ？チャットだっけ？」と該当の証跡を探しだすまでに非常に手間がかかっていましたが、『承認TIME』であれば、申請・承認・保管が一元管理でき、フリーワードで簡単に検索できるのですごく助かっています。システム導入を機に、口頭承認をなくして内部統制の強化も同時に図れました。

システム導入以前から、「紙での管理体制を変えたいね」という話題は多くの社員が口にしていました。『承認TIME』導入後は申請・承認も直感的に操作できており、社員が戸惑うことなく使えている状態であることが、ペーパーレス化実現に向けて非常に大きな一歩だと思います。今は間接部門から先に運用を始めている段階ですが、今後現場にも広げていき、最終的には全社的に紙文化からの脱却とワークフローの効率化を図りたいと考えています。

ー最後に、『承認TIME』導入を検討中の企業様に向けて、おすすめポイントやメッセージをお願いできますか？

吉田氏：
導入支援が終了後、何度かカスタマーサポートの方へ問い合わせさせていただいたのですが、電話もすぐに繋がりますし、メールのお返事もすぐにいただけてとても助かっています。また、先ほどもお伝えさせていただきましたが、申請者も承認者も、私たちのような運営側も、誰でも簡単に扱える操作性の良さ、わかりやすさはおすすめポイントだと思います。