「決裁スピードの加速化」「SDGs」の積極推進を同時に実現

食品、野菜、飲料、薬品、トイレットペーパー、家具、衣料品、介護用品など、幅広い取扱商品を輸送する総合物流企業、ロジフォワード株式会社。地場配送、地域密着で事業を展開する同社は、「SDGs(*)」にも積極的に取り組む。その一環として、社内文書の申請と決裁業務の電子化を実現する承認TIMEの検討を開始した。

※「SDGs」とは、2015年9月の国連サミットで採択された「Sustainable Development Goals（持続可能な開発目標）」の略称です。

ー今回、承認TIMEを導入するに至った経緯を教えてください。

新村氏：
承認TIMEを導入したのは、2021年2月です。システムの導入を検討し始めたのは、2020年の夏からでした。私達は千葉営業所、神奈川営業所の2拠点に事務所を構えていますが、2020年7月に神奈川営業所を大和市から神奈川県藤沢市へと移しました。

拠点が分散化されたことでできることも増えましたが、一方で書類のやりとりが煩雑になってしまうという課題もありました。従来は紙ベースで稟議書の提出・承認を行っており、かねてから決裁のスピード化を図りたいという思いがありました。

拠点が増えたことをきっかけに、システム導入の検討と社内承認ルートの改善を検討することとなりました。そこで承認TIMEの存在を知り、低コストで導入できるということで採用することとなったのです。

ー社内の書類としては、具体的にどのようなものがありましたか？

成田氏：
物品購入申請や新しい取引先の開始・廃止・休止に関する申請などがあります。他には事故報告書や業務改善報告書、従業員の休暇申請書、入社・退職時の必要書類のやり取りなどです。ここに営業書類なども加わると、毎日大量の申請がありました。通常業務では、退社時にデスクの上の書類をゼロにできるように努めていましたが、様々な業務に追われる中で書類の山が常態化していましたね。

新村氏：
加えて、私達は「SDGs」に賛同し、持続可能な社会を目指した企業運営の改善を日々進めています。その観点から、紙の書類のやり取りをなんとか電子化したいという思いも、長年抱えていました。

ー承認TIMEの導入にあたり、社内でどんなことに取り組みましたか？

新村氏：
導入に際して、SBIビジネス・ソリューションズの担当者に、システムの特長を説明していただきました。そのときに、イニシャルコスト・ランニングコストどちらも、中小企業が導入するのに魅力的だと改めて感じました。

さらに、導入を検討中の段階から、営業担当者が申請フォームを私達が使いやすいようにカスタマイズして提案してくださいました。

林氏：
実際に社内で使用していた紙の申請書類の原稿を渡して、承認TIMEにフォーマットを作成していただきました。同時に、弊社は承認ルートが若干複雑だったので、システム導入を機にルート自体も変更することとしたのです。

新村氏：
承認TIMEでのテスト運用期間を設けたのち、システム導入とともに承認ルートも切り替えました。細やかなサポートのおかげで、導入後も大きな戸惑いや混乱は生まれていません。

成田氏：
システムを導入する以前から、「紙の管理体制が変わったらいいね。」という話題は、大半の従業員が口にしていました。承認TIME導入後は、申請や承認も直感的に操作できるので、戸惑うことなく使えている状態であることが非常に大きいですね。

ー承認TIMEの導入は、非常にスムーズに行えたのですね。業務改善という観点では、どのようなメリットを感じていますか？

成田氏：
電子化前に紙で申請を行っていた頃は、とにかく書類の回覧が止まってしまうことが課題でした。特に枚数が3,4枚を超えるような内容の多い書類は、後回しになる事態が頻発していたのです。ところが、承認TIMEの導入で電子化が実現出来たことによって、こうした紙の保管・やり取りが大幅に減りました。

三浦氏：
以前は紙の書類を一定期間保管したうえで、シュレッダーにかけて廃棄処分していましたが、保管の手間や廃棄処分の時間もほぼゼロになりました。

山口氏：
紙の資料の場合、稟議を上げてそれを承認し、支払い処理をするまでに細かい時間的ロスが生まれやすいです。最後の代表承認に回った段階で、期限が切れてしまうこともありました。

システム導入後は、承認TIMEで申請状況が確認できるので、決裁の進捗状況が一目瞭然です。そのため、経理部で予め支払い準備をできるようになりました。書類の再提出などのムダがなくなったことは、経理の立場として非常にありがたいです。

ー時間や紙の資料など、さまざまな「見えないコスト」が削減できたのですね。

新村氏：
今後も電子化による省力化や効率化、省資源化を進めていきたいと考えています。免許証確認、アルコールチェック、鍵の受け渡し、輸送トラックの空きスペースの管理などは、システムの力を借りる。請求書や雇用契約書などの書類も、将来的には電子化してクラウド管理できるようになれば、さらに業務効率化を図れるでしょう。

そのうえで、私達はアンテナを広く張りながら、新規事業の開拓に集中する。業務の選択と集中を進めつつ、システムが得意とすること、人の手が必要となるところを見極めつつ、できることはなんでもやっていきたいと考えています。