チャットツール、口頭ベースで行われていた承認を承認TIMEでシステム化

Wovn Technologies株式会社（以下、WOVN）は、主に Webサイト多言語化ソリューション「WOVN.io」と、アプリ多言語化ソリューション「WOVN.app」を提供。既存のWebサイト・アプリに後付けすることができる2つのサービスは、多言語化に必要なシステム開発、サイト運用のコスト、人的リソース等の削減に寄与し、導入期間を大幅に短縮できる。

ーWOVNでは、どのような経緯で承認TIMEを利用し始めたのですか？

酒向氏：
私がWOVNに入社したのは、2018年7月です。全社的に承認TIMEの利用を開始したのは、2019年2月頃からと記憶しています。現在（2021年4月）の弊社メンバーは約100名ほどの規模ですが、私の入社時は50名程度で事業運営していました。

当時はバックオフィスのメンバーも、私を含め3名という体制でした。これから組織がさらに成長するうえで、バックオフィスの体制をより充実させないといけないという課題がありました。
私達は、社内のコミュニケーションツールとしてSlackを使用しています。そのなかでほぼすべてのコミュニケーションが成立しており、意思決定もなされていました。しかし、チャットツールは会話が次々と流れ、重要な情報が埋もれがちです。

加えて、内部統制強化の観点から、意思決定プロセスを明確化する上で、情報の蓄積ができるシステムの導入が必要だと思い、2018年冬頃から本格的に検討しはじめました。

ー入社後約半年で、社内体制の改善を検討されたのですね。

酒向氏：
私は前職で、監査法人に所属し会計監査を担当していました。事業会社にも出向経験があるですが、出向先では紙ベースでの情報管理も多かったです。そこで、各役職へ稟議が回る、いわゆる「スタンプラリー」を目の当たりにしたのです。
各役職者の机に、山積みにされていく大切な資料を見て、デジタル・クラウドを活用すべきと自然に考えるようになりました。

もともと、SBIビジネス・ソリューションズさんとは承認TIMEの機能強化の一貫として、2018年より業務提携していた経緯があります。WOVN.ioのサービスも利用いただいていたので、導入のハードルが非常に低いと考えました。

ー新たにシステムを導入するうえで、課題はございましたか？

酒向氏：
今回の導入はバックオフィスが主導で行ったわけでしたが、メンバーもその背景は承知していました。エンジニア達も非常に協力的ですし、デジタルに慣れ親しんだメンバーばかりだったので、簡易的な使用方法の説明で「なるほど」と理解してくれるケースがほとんどでした。

承認TIMEを使用するメンバーは、基本的に日本人を想定していました。しかし、弊社のメンバーは約4割が外国籍です。コロナ禍をきっかけに、母国からリモートで仕事をしている方もいます。私達は多言語化ツールを扱っていますので、彼らがいつでもこのツールを使える状態にしておきたいと考えていました。
承認TIMEと連携した弊社ツールは、初期設定の段階で3言語を選択できます。こうしたシステム設定も事前に知っていたので、導入で大きくつまずくことはありませんでした。

ー実際に承認TIMEを導入してから、社内業務はどのように変化しましたか？

酒向氏：
「稟議を承認後、その履歴をあとから検索できるようにしたい」という課題は、問題なくクリアできました。
弊社の事業では、社内のツールや広告、イベント出展、契約締結といった場面で承認TIMEを使用しています。承認TIMEの管理機能のおかげで、稟議状態の管理から承認後のオペレーションも、スムーズに行えました。

口頭ベースでの承認作業だった弊社には、もともとこうした作業自体存在しませんでした。承認TIMEというシステムを導入し、システムに寄り添う形で新たな業務を作っていきました。
承認TIMEは柔軟にシステム設計がなされており、承認ルートも自由に設定できます。Slackでのシームレスなコミュニケーションの文化は残しつつ、システムを導入できたため、社内でも混乱は起こりませんでした。
外国籍のメンバーからも、特に使用上の問題は指摘されていません。

ー社内文化はそのままに、システムを導入できたのですね。

酒向氏：
WOVNには、「社内公用語」という概念がありません。日本語とも英語とも決めていない、この文化がWOVNらしいと考えています。今後も、個人のルーツを意識することなく、多様なバックグラウンドのメンバーを迎え入れたいですね。こうした自由な社風を作る上で、社内システムはひとつの足枷となりかねません。
だからこそ、各言語によって対応を変える必要のないシステム設計が、重要だと考えています。

今後も、バックグラウンドに関係なく組織を大きくする上で、メンバーには承認TIMEを活用してスムーズな意思決定を展開してほしいと考えています。