【チェックリスト付き】導入前に読んでおきたい電子申請対応システムの選び方

2020年4月から特定の法人について電子申請が義務化

そもそも、なぜ電子申請システムが利用されるようになったのでしょうか。その背景には、2018年3月に改定された厚生労働省の『「行政手続コスト」削減のための基本計画』があります。同文書において、特定の法人に対して2020年4月1日から電子申請を義務化する方針が発表されました。その後2019年3月8日には、大法人等に対する雇用保険・労働保険等の一部届出・申請・申告書の電子申請義務化を定めた厚生労働省令が公布され、大企業の電子申請義務化が法律で定められたのです。

ここでの「特定の法人」とは、以下の4つを指します。

1. 資本金、出資金または銀行等保有株式取得機構に納付する拠出金の額が1億円を超える法人
2. 相互会社
3. 投資法人
4. 特定目的会社

この方針は政府全体で手続きに要する事業者の作業コストを削減することを目的としたもので、今後は上記以外の中小企業にも義務化が広がることが予想されます。

これまでもCD-Rなどの電子媒体を利用した提出を含めた義務化は行われていましたが、今回の厚生労働省令に見られる「書面以外であればOK」という内容から電子システムを利用した申請のみが認められる内容へと変わったことが注意すべきポイントです。

現在の法律では、電気通信回線の故障や災害のような正当な理由がなく電子申請義務化に違反した場合であっても罰則は定められていません。二度手間による非効率が発生したり手続きの遅れで社内へ不便をかけたりしないように電子申請への対応を検討する必要があるでしょう。

義務化の対象となる手続き一覧

今回の厚生労働省令によって義務化の対象となる手続きは、以下のとおりです。

これらの手続きは2020年4月以降に開始される事業年度から義務化が適用され、社会保険労務士や社会保険労務士法人が手続きを行う場合も対象となります。

1. 社内の情報管理ルールは見直しているか

社会保険の電子申請では社員と付随する扶養者のマイナンバーが必要となります。これらは非常に重要な個人情報であるため、社外漏洩を防がなくてはなりません。

また、申請を効率化するには、情報が必要になったタイミングですぐに辿り着ける状態を保つことが不可欠です。そのため、情報管理が明瞭であるとともに、外敵を遮断し保護することを両立できるルールに見直し、それに合ったシステムを導入する必要があるのです。

ルールを見直すときには、以下のようなポイントを確認するようにしましょう。

2. 既存システムと連携できるシステムかどうか

企業によっては、すでに専用システムを活用して情報を管理している場合も多いのではないでしょうか。そのデータをスムーズに引き継ぐには、既存システムとの併用ができるシステムを導入することが重要です。移行に不必要なコストを割かないためにも、e-Govだけでなく社内の既存システムと連携できるシステムを導入し、ストレスなくデータを引き継げるようにしましょう。

3. ヘルプデスク（担当者）を準備しているか

日々の業務の中では、「ネットワークが繋がらない」「パソコンが動かない」「システムに不具合がある」などのトラブルが発生することは避けられません。

社員からの問い合わせに迅速に対応し、スピーディーに解決をするためにも可能であれば「ヘルプデスク」を社内に準備しましょう。

これらに対応するために、パソコンやネットワークに関する管理やサーバーの管理に対して専門知識を持ち、冷静に問題解決をできる人材をアサインし、緊急時に対応できる環境を構築しましょう。

入力項目を自由に設定できるため、既存書類をスムーズに電子化

そのため、いままで紙媒体で利用していた文書の書式をもとに書類を設定できるため、項目を大幅に変更することなく、スムーズに電子化へ移行できます。また、設定方法もラジオボタンや選択リスト、四則演算など豊富な項目が用意されており、それをマウス操作で組み合わせるだけで完成するため、操作も簡単です。

社内ネットワークで利用する前提のオンプレミス型とは異なり、クラウド型のシステムには高度なセキュリティ対策が求められるため、少しでも対策が甘いと情報漏えいにつながる危険性があります。

AND承認・OR承認など複雑な承認ルートにも対応可能

『承認TIME』 では、「OR承認」や「AND承認」などを使って、承認ルートを柔軟に設定できます。また、承認ルートのどの担当者で書類が止まっているかがシステムで把握できるため、承認や確認状況を可視化して管理することができます。紙の申請書にありがちな「なかなか承認決裁がおりない……」といった課題を解決し、社内業務のスピード化を後押しします。

初期費用0円。かつクラウド型のため、運用コストを抑えられる

『承認TIME』 は、初期費用がかからず、サーバー保守やメンテナンス費用も必要ないため、コストを抑えて導入をすることができます。承認TIMEは、30日間の無料トライアルも実施できるため、ぜひ一度、導入を検討してみてはいかがでしょうか。