クラウド型ワークフローシステムとは？特徴や選び方を解説

クラウド型ワークフローシステムとは

クラウド型システムとは、オンライン上に設置したサーバーをインターネットを経由して利用するシステムのことです。自社でサーバーを管理する必要がなく、ユーザーごとに割り当てられたID・パスワードを入力することですぐに利用できます。

クラウド型とオンプレミス型の違い

クラウド型とオンプレミス型にはさまざまな違いがあるため、システムの選定の際は両者の特長について正しく理解する必要があります。

そこで、クラウド型とオンプレミス型それぞれの違いについて、以下の表にまとめましたので参考にしてください。

特に注意しておきたいのは、オンプレミス型のランニングコストです。オンプレミス型はクラウド型のような月額料金は不要ですが、セキュリティ対策やサーバー管理、ソフトウェアのアップデート作業などの保守業務を自社で対応しなければなりません。そのため、システム運用のスキルをもったエンジニアを確保する必要があります。

Webにつながっていれば、いつでも申請・承認ができる

クラウド型ワークフローシステムは、インターネット環境さえあれば時間や場所にとらわれることなくアクセスが可能です。外回りや出張からの帰りでも、申請や承認のためにわざわざオフィスへ戻る必要がないほか、スマートフォンやタブレット端末からもアクセスできるため、業務効率化が実現できます。

サーバの構築がいらないため、初期費用を抑えられる

クラウド型のワークフローシステムは、自社でサーバーを構築する必要がないため初期費用を大幅に抑えられます。また、物理的なサーバーがないため、ネットワークの設計や構築が不要で、オンプレミス型に比べ導入納期を短縮できるのもメリットの１つです。

外部サーバーを使用するため、セキュリティ上のリスクがある

クラウド型ワークフローシステムは、自社ででサーバーを構築しません。これは裏を返せばセキュリティ対策をサーバー提供事業者側へ委ねることも意味します。

社内ネットワークで利用する前提のオンプレミス型とは異なり、クラウド型のシステムには高度なセキュリティ対策が求められるため、少しでも対策が甘いと情報漏えいにつながる危険性があります。

利用人数によってはオンプレミス型よりもコストがかかることも

クラウド型ワークフローシステムは、ユーザー数（ID数）に応じて月額料金が変わります。数十人程度の小規模事業者であれば月額料金も安価で済みますが、数千人、数万人規模の社員を抱える大企業の場合、トータルのコストで比較するとオンプレミス型よりもクラウド型のほうが高くなることも考えられます。

社員数に応じてどの程度のユーザー数が見込まれるのかを精査したうえで、オンプレミス型とクラウド型それぞれのコストをシミュレーションしてみましょう。

申請フォーマットは既存の書類を使えるか

多くのワークフローシステムでは、請求書や納品書、領収書など、申請内容に応じてさまざまな書類フォーマットが用意されています。現在の業務において、申請内容に応じたフォーマットが利用できるかを確認しましょう。ちなみに、フォーマットとしては用意されていなくても、自由に書式を選択してフォーマットを作成できるクラウド型ワークフローシステムもあります。

社内の承認ルートを反映できそうか

企業や組織によってもワークフローは異なり、複雑な承認ルートを設定しているケースもあるでしょう。申請内容によって承認ルートを変更する場合もあるため、個別に設定できるかどうかもクラウド型ワークフローシステムの重要な選定ポイントといえます。

導入・運用コストは予算内かどうか

多くのクラウド型ワークフローシステムは初期費用が無料または安価で、運用コストも抑えられますが、料金や提供条件の違いもあります。ユーザー数に応じてどの程度のコストがかかるのか、事前に見積もりをとって予算内に収まるかどうかを確認しておきましょう。

入力項目を自由に設定できるため、既存書類をスムーズに電子化

クラウド型ワークフローシステムはカスタマイズ性が低いイメージをもたれがちですが、承認TIMEは入力項目を自由に設定できます。特殊な書式であっても自由にフォーマットが作成できるため、現在運用している申請書類もスムーズに電子化が可能です。

AND承認・OR承認など複雑な承認ルートにも対応可能

承認TIMEは、AND承認やOR承認など、複雑な承認ルートも簡単に設定できます。申請書類や種別によって承認ルートをパターン化したり、個別に承認者を追加・変更したりといった柔軟な対応も可能で、従来のワークフローを変更せず移行できます。

初期費用0円。かつクラウド型のため、運用コストを抑えられる

承認TIMEはクラウド型ワークフローシステムのため、初期費用無料で導入できます。また、月額料金は1IDあたり月額300円と安価なため、運用コストも抑えられます。