クラウド型ワークフローシステムとは?特徴や選び方を解説

ワークフローシステムを導入する際にクラウド型システムを検討する企業が増えています。しかし、「現在主流のクラウド型システムと、これまで一般的だったオンプレミス型システムの違いが正しく理解できていない……」という方も少なくありません。

今回の記事では、クラウド型ワークフローシステムの特長や選び方の基準を詳しく解説します。これからクラウド型ワークフローシステムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

クラウド型ワークフローシステムとは

イメージ画像を使ってクラウド型ワークフローシステムを表している画像です

ワークフローシステムにはさまざまなタイプがありますが、中でも代表的なのが「クラウド型システム」と「オンプレミス型システム」です。従来は通信コストの高さやセキュリティリスクの観点からオンプレミス型システムが主流でしたが、現在ではクラウド型システムへトレンドが移行しています。

そこで、まずはクラウド型のワークフローシステムとはどのようなものなのか、従来のオンプレミス型システムとの違いに注目しながら解説します。

クラウド型ワークフローシステムとは

クラウド型システムとは、オンライン上に設置したサーバーをインターネットを経由して利用するシステムのことです。自社でサーバーを管理する必要がなく、ユーザーごとに割り当てられたID・パスワードを入力することですぐに利用できます。

クラウド型とオンプレミス型の違い

クラウド型とオンプレミス型にはさまざまな違いがあるため、システムの選定の際は両者の特長について正しく理解する必要があります。

そこで、クラウド型とオンプレミス型それぞれの違いについて、以下の表にまとめましたので参考にしてください。


クラウド型システムオンプレミス型システム
初期費用安価高額
ランニングコスト月額料金を支払う月額料金は不要
カスタマイズ性制限あり自由にカスタマイズ可能 
導入までの期間即日数週間以上
利用可能な環境インターネット接続環境ソフトウェアがインストール済みのPCまたは社内ネットワークのみ
セキュリティ対策サービス提供事業者側で対応自社対応
メンテナンス・障害対応サービス提供事業者側で対応自社対応

特に注意しておきたいのは、オンプレミス型のランニングコストです。オンプレミス型はクラウド型のような月額料金は不要ですが、セキュリティ対策やサーバー管理、ソフトウェアのアップデート作業などの保守業務を自社で対応しなければなりません。そのため、システム運用のスキルをもったエンジニアを確保する必要があります。

クラウド型ワークフローシステムのメリット

従来のようなオンプレミス型からクラウド型に注目が集まっている理由としては、クラウド型ワークフローシステムを活用することでさまざまなメリットが得られるためです。

具体的にどのようなメリットがあるのか、今回は2つのポイントに絞って解説します。

クラウド型ワークフローシステムの流れを確認している画像です

Webにつながっていれば、いつでも申請・承認ができる

クラウド型ワークフローシステムは、インターネット環境さえあれば時間や場所にとらわれることなくアクセスが可能です。外回りや出張からの帰りでも、申請や承認のためにわざわざオフィスへ戻る必要がないほか、スマートフォンやタブレット端末からもアクセスできるため、業務効率化が実現できます。

サーバの構築がいらないため、初期費用を抑えられる

クラウド型のワークフローシステムは、自社でサーバーを構築する必要がないため初期費用を大幅に抑えられます。また、物理的なサーバーがないため、ネットワークの設計や構築が不要で、オンプレミス型に比べ導入納期を短縮できるのもメリットの1つです。

クラウド型ワークフローシステムのデメリット

クラウド型のワークフローシステムには、メリットばかりではなくデメリットとなるポイントも存在します。こちらも2つのポイントに絞って解説しましょう。

クラウド型ワークフローシステムのデメリットをチェックしている画像です

外部サーバーを使用するため、セキュリティ上のリスクがある

クラウド型ワークフローシステムは、自社ででサーバーを構築しません。これは裏を返せばセキュリティ対策をサーバー提供事業者側へ委ねることも意味します。

社内ネットワークで利用する前提のオンプレミス型とは異なり、クラウド型のシステムには高度なセキュリティ対策が求められるため、少しでも対策が甘いと情報漏えいにつながる危険性があります。

利用人数によってはオンプレミス型よりもコストがかかることも

クラウド型ワークフローシステムは、ユーザー数(ID数)に応じて月額料金が変わります。数十人程度の小規模事業者であれば月額料金も安価で済みますが、数千人、数万人規模の社員を抱える大企業の場合、トータルのコストで比較するとオンプレミス型よりもクラウド型のほうが高くなることも考えられます。

社員数に応じてどの程度のユーザー数が見込まれるのかを精査したうえで、オンプレミス型とクラウド型それぞれのコストをシミュレーションしてみましょう。

クラウド型ワークフローシステムの選び方

クラウド型ワークフローシステムを選ぶ際、どのようなポイントに注意すれば良いのでしょうか。今回は特に重要な3つのポイントを解説します。

申請フォーマットは既存の書類を使えるか

多くのワークフローシステムでは、請求書や納品書、領収書など、申請内容に応じてさまざまな書類フォーマットが用意されています。現在の業務において、申請内容に応じたフォーマットが利用できるかを確認しましょう。ちなみに、フォーマットとしては用意されていなくても、自由に書式を選択してフォーマットを作成できるクラウド型ワークフローシステムもあります。

社内の承認ルートを反映できそうか

企業や組織によってもワークフローは異なり、複雑な承認ルートを設定しているケースもあるでしょう。申請内容によって承認ルートを変更する場合もあるため、個別に設定できるかどうかもクラウド型ワークフローシステムの重要な選定ポイントといえます。

導入・運用コストは予算内かどうか

多くのクラウド型ワークフローシステムは初期費用が無料または安価で、運用コストも抑えられますが、料金や提供条件の違いもあります。ユーザー数に応じてどの程度のコストがかかるのか、事前に見積もりをとって予算内に収まるかどうかを確認しておきましょう。

クラウド型ワークフローシステム『承認Time』で業務の効率化を実現

上記で紹介した3つのポイントを考慮したとき、クラウド型ワークフローシステムとしておすすめなのがSBIビジネスソリューションズが提供する『承認Time』です。数あるクラウド型ワークフローシステムの中で、承認Timeを選ぶ理由を紹介しましょう。

入力項目を自由に設定できるため、既存書類をスムーズに電子化

クラウド型ワークフローシステムはカスタマイズ性が低いイメージをもたれがちですが、承認Timeは入力項目を自由に設定できます。特殊な書式であっても自由にフォーマットが作成できるため、現在運用している申請書類もスムーズに電子化が可能です。

AND承認・OR承認など複雑な承認ルートにも対応可能

承認Timeは、AND承認やOR承認など、複雑な承認ルートも簡単に設定できます。申請書類や種別によって承認ルートをパターン化したり、個別に承認者を追加・変更したりといった柔軟な対応も可能で、従来のワークフローを変更せず移行できます。

初期費用0円。かつクラウド型のため、運用コストを抑えられる

承認Timeはクラウド型ワークフローシステムのため、初期費用無料で導入できます。また、月額料金は1IDあたり月額300円と安価なため、運用コストも抑えられます。

まとめ

承認Timeはクラウド型ワークフローシステムのため、自社での保守・メンテナンス作業が不要で手軽に導入できます。「システムを運用したいものの、スキルをもった管理者がおらず断念せざるを得ない」という企業にも最適です。

また、承認Timeはクラウド型ワークフローシステムにもかかわらず、入力項目を自由に設定できるため、いままで使っていた申請書類をスムーズに移行できます。初期費用が不要で運用コストも低く抑えられるため、スモールスタートに最適なワークフローシステムといえるでしょう。