業務報告

業務報告サービスで生産性の高いチームへ!改善するポイントとは?

毎日の業務を振り返り、明日の成長に繋げる「業務報告」。日々多くの人が作成している「業務報告」ですが、書くことが決まっていたり、振り返りの習慣がなかったりと「書いているだけ」で終わっていませんか?

業務報告は書き方や使うサービスの工夫で、生産性の向上に繋がります。この記事では業務報告を改善する方法の一つとして、「業務報告サービス」をご紹介します。リモートワークでチームの生産性が下がった、振り返りを習慣化し成長につなげたい、と考える方、必読です。

業務報告とは

業務報告とは、管理者の上長が部下に提出を求める報告のことです。主に日報や週報として実施している企業が多く、業務の進捗状況や、課題の把握などのために使用されています。業務報告を効率化する前に、そもそもどんな目的・役割があるのかについて理解しましょう。

業務報告書を広げている画像です

業務報告を行う目的

業務報告には大きくわけて以下のような目的・役割があります。

  • 業務の進捗状況の確認
  • 抱えている課題の把握
  • 振り返りを通じた部下の成長促進

業務の進捗状況の確認

業務報告の主な目的は、業務の進捗状況の確認です。全体のスケジュールの中で、どの程度仕事が進んでいる、もしくは進んでいないかを、管理者(マネージャー)が日単位、週単位で判断するために提出を求めます。

多くの企業では、マネージャーは複数をマネジメントしています。部下一人ひとりに割ける時間が限られているため、業務報告によってそれぞれの業務の進捗を確認するのです。また、早い段階であれば業務の遅れも挽回することができます。そういったリスクヘッジとしても、業務報告は有効な手段の一つなのです。

抱えている課題の把握

部下が適切に業務を行っていても、想定外の課題につまづいてしまうことが多々あります。特に、新入社員は経験が浅く、そうした課題の兆候を見逃すことも考えられます。マネージャーはそうした部下の行動をいち早く判断するため、業務報告が使用されています。

振り返りを通じた部下の成長促進

業務報告は、業務の進捗確認・課題把握だけでなく、部下の成長にも活用できます。例えば、その日の目標を達成したのか・していないのかに加え、その理由を書く欄を追加するとします。達成した場合は「なぜ達成できたのか」、「さらに数を増やすにはどうすればいいのか?」、達成しなかった場合は「どうすれば明日目標を達成できるか?」を部下自身で考えるため、次の日の業務の仕方に影響を及ぼします。

業務報告で伝える内容

業務報告を適切に運用することで、業務の進捗を確認できたり、部下の成長につながったりといった効果が期待できます。しかし、業務報告の記載内容が多すぎたり、必要な情報が漏れていたりすると、その効果は低下してしまうでしょう。具体的には、以下のような内容を業務報告で記入しましょう。

項目内容
業務内容その日に実施した業務内容を記入します。5W1hを意識して、具体的に記入します。また、マネージャーが正しい進捗を把握できるよう、問題点も隠さず記入しましょう。 
所感 その日の業務の感想や、気付いたこと、問題の改善提案などを記入します。特にリモートワークはお互いの顔が見えないため、コミュニケーションを円滑にするためにも、積極的に活用しましょう。
その他特記事項上記以外でマネージャーに報告する内容などを記入します。

業務報告を改善する3つのポイント

これらの内容を踏まえ、続いては業務報告を改善するための3つのポイントを紹介します。

業務報告の改善を話し合っている画像です

①:フォーマットや項目を統一し、振り返りやすくする

日報や週報の作成に時間をかけすぎて重要な仕事に時間が使えなかったり、記入内容がバラバラで振り返りにくかったりといった場合は、業務報告テンプレートを作成し常に決まった内容で作成しましょう。テンプレートはマネージャーにとって見るべき内容がすぐにわかったり、過去の内容と比較しやすかったりといったメリットだけでなく、部下にとっても記入項目が固定されているため、作成にかかる時間を短縮できるメリットもあります。

②:フィードバックを通じて、メンバーのコミットを促す

フィードバックも、業務報告の改善には欠かせません。なぜなら、フィードバックには、以下のようなメリットがあるからです。

  • 部下のモチベーションを上げる
  • 業務の改善を通じ、部下のスキルを高める

近年は働き方改革や感染症対策でリモートワークを導入している企業が増えています。会う機会が減るため、部下の変化に気が付きにくくなったと感じるマネージャーも多いのではないでしょうか。フィードバックには、部下の成長を促進するだけでなく、コミュニケーションの活性も期待できます。また、フィードバックがあることにより、部下自身のモチベーションアップにも繋がります。

③:業務報告サービスを利用し、管理コストを削減する

メンバーごとに日報や週報を作成してもらう場合、膨大な量になります。後で参照しようと思っても目当ての資料が見つからなかったり、異動や退職のたびに資料を整理する必要があったりと、管理面のコストが発生してしまいます。

そのため、業務報告サービスを導入し、作成や管理の手間を削減しましょう。サービス導入には初期費用や、導入にあたってのレクチャーが必要になるなどの課題はありますが、実際に導入することで、以下のようなメリットがあります。

  • テンプレートを登録しておくことで、作成の手間を省ける
  • 情報を一元管理し、後から検索できる
  • 書類の管理が必要ないため、物理的なコストを削減できる

業務報告サービスの中には業務報告以外にも社内文書の申請・承認ができるものもあるため、自社の課題に合ったサービスの導入を検討しましょう。

業務報告など社内文書の申請・承認なら『承認Time』

では、具体的にどんな業務報告サービスを導入すれば良いのでしょうか。ここからはSBIビジネスソリューションズが提供する『承認Time』を例にご紹介します。

いつでもどこからでもWeb上で申請・承認

承認Timeは、SBIビジネスソリューションズが提供するワークフローシステムです。ワークフローシステムとは、社内の一連の業務を電子化し、効率化するシステムのこと。承認Timeはインターネットに接続していれば、いつでもどこからでもWeb上で申請・承認が可能です。

例えば、リモートワーク中の自宅や、外出先のワーキングスペース、そして出張先のホテルなどからでも使用できます。また、日本や世界各地に複数拠点があっても問題なく使用できます。

文書項目を自由に設定できるため、電子化へスムーズに移行

承認Timeは。見積書や稟議書、業務報告書などあらゆるフォーマットを無制限に作成できます。すでに運用している書類やフォーマットをそのまま使用できるため、電子化へスムーズに移行可能です。

また、承認Timeは複雑な承認ルートにも対応しています。例えば、Aの書類はマネージャーグループのうち2名の承認が必要、Bのグループはそれに加えて本部長の承認と取締役全員の承認が必要…など、企業によって承認ルートはさまざまです。承認Timeは「AND承認」や「OR承認」、そのほか参照者設定もあり、複雑な承認ルートにも対応可能です。

クラウド上でデータを保存。管理コストを削減

承認Timeは、クラウド型のワークフローシステムのため、書類を電子データで保存します。そのため、保存のためのキャビネットや倉庫などの物理的なコストの削減だけでなく、書類を探す時間も短縮します。承認Timeの導入で、社内のペーパーレス化が進み、本来の業務に集中することができます。

まとめ

業務報告は、毎日のルーティーンワークに組み込まれ、あまりその意味や目的を考えずにいることも。しかし、業務報告の作成は業務の進捗を報告するだけでなく、仕事の進め方や課題発見といった生産性向上のために重要な仕事なのです。

承認Timeは初期導入費用0円で、1ID300円(※)から使用できます。まずは部門単位で導入するなどして、ぜひ業務報告の改善にご活用ください。

(※:最低10ユーザーから利用可能)