業務報告

【今日から使える】業務報告メールのテンプレート|書き方のポイントも紹介

あらゆる業務において、部下から上司への報告は欠かせません。毎日の業務内容をメールなどで報告している職場も多いと思いますが、「どのような業務報告の内容が正しいのか」「何をどのように書けば良いのか」という点に悩んでいる方も少なくありません。

今回の記事では、はじめて業務報告メールを作成する方でも分かりやすいように、業務報告のテンプレートを紹介するとともに、書き方のポイントや業務報告を効率化するための方法についても解説します。

業務報告メールのテンプレート

業務内容によっても報告すべき事柄は異なるため、何をどのように書けば良いのか分からないという方も多いのではないでしょうか。そこで、業務報告のメールを作成する際に参考にしておきたいテンプレートを紹介します。

パソコンで業務報告を作成している画像です

業務報告メールのテンプレート紹介

業務報告メールの一例として、ルート営業における業務報告と、インシデントやクレームなど緊急時の報告に使用するテンプレートを紹介します。

ルート営業の業務報告

件名:◯月◯日業務報告 △△ △△

本文:
◯◯課長

お疲れさまです。本日の業務内容を報告いたします。

1.業務内容
10:00 店舗A訪問 店長とスタッフ増員について打ち合わせ
11:30 店舗B訪問 店舗スタッフへ新商品の説明
13:00 店舗C訪問 キャンペーン販促物納品・売り場作り
16:00 帰社 定例ミーティング
17:00 社内プレゼン資料作成
18:00 退勤

2.報告事項・所感
店舗Aのスタッフ増員は最短でも翌月からとなる見込みのため、今月中は近隣店舗からの応援で人員不足分を増強します。店舗Cのキャンペーンに向けた売場作りは本日完了しております。

以上よろしくお願いいたします。

インシデントやクレームの報告

件名:◯月◯日インシデント報告 △△ △△

本文:
〇〇課長

お疲れさまです。本日以下のインシデントが発生しましたのでご報告いたします。

インシデント内容:自社Webサイトへのアクセス不可(◯月◯日◯時~◯時)

原因:サーバーへのDos攻撃による一時的な不可増大

現在の状況:当該IPアドレスからのアクセスを遮断し復旧

影響範囲:顧客からの問い合わせ◯件。アクセス不可の日時および復旧の事実を当社Twitterで告知。

今後の対応:トラフィック監視ツールおよびWAF、IDS/IPS導入に向けて検討。

以上よろしくお願いいたします。

業務報告メール作成のポイントとは

上記のテンプレートの業務報告に加え、上司に対して分かりやすく伝えるためにはどのようなポイントに注意して作成すれば良いのでしょうか。

また、そもそもなぜ業務報告メールを作成する必要があるのか、その理由についても詳しく解説します。

業務報告について話し合っている画像です

業務報告メールはなぜ書く?

部下から上司に業務報告メールを送る理由は、業務における問題点や課題を早期に発見し、必要な対策を講じる必要があるためです。複数の部下をまとめる上司は、部下一人ひとりの業務内容を間近で確認することができません。

週、または月に1回程度の定例ミーティングを行っている職場も多いと思いますが、そのようなタイミングで報告を上げていては課題の発見が遅れ、重大なミスに発展するケースもあります。些細な問題点を拾い上げるためにも、毎日の業務報告メールは重要な意味をもちます。

また、業務報告メールを送った後で上司からのフィードバックを得ることにより、スキルアップやモチベーションの向上、さらには上司と部下の信頼関係構築にもつながります。

上司が知りたいのは業務の「内容」と「所感」

日々の業務報告メールでは、その日行った業務の内容・結果と、担当者の所感を明確に区別して報告する必要があります。

例えば、「店舗Aでキャンペーンを実施したが、近隣店舗Bで大規模なセールが実施されていたこともあり、売上目標には届かなかった」という報告を例に考えてみましょう。「キャンペーンを実施したが売上目標には届かなかった」というのは内容・結果であり、「近隣店舗Bで大規模なセールが実施されていたことが理由」というのは担当者の所感にあたります。

上司は当日の業務内容および結果を把握し、それに対して部下はどのように考えているのかを知ることで、さまざまなアドバイスや助言ができます。この場合だと、近隣店舗Bのキャンペーンとの違いは何か、次に活かすために何ができるかを考えるきっかけになります。

毎日の振り返りが成長につながる

業務報告メールを書くことは、日々の業務について振り返りを行う機会にもつながります。業務報告を行わないと、淡々と自分の業務をこなすだけになり、改善につながるポイントも、新しいアイデアのきっかけも見つけることができません。

業務報告メールは単に内容を記入するだけでなく、その日の業務を振り返り、良い結果が出たときには何がその要因であったのか、反対に、悪い結果が出たときには何を改善すべきだったのかを振り返ることで、社員自身の成長につながります。

業務報告を効率化する『承認Time』とは

業務報告メールの作成は毎日の作業であるからこそ、できるだけ効率化し本来の業務への影響を最小限にしなければなりません。

そこでおすすめしたいのが、業務報告をはじめとした社内文書を一元管理できる『承認Time』です。業務報告用のツールとして承認Timeを導入することで、どのようなメリットがあるのか3つのポイントを紹介します。

項目に沿って入力するだけで業務報告ができる

承認Timeは社内のあらゆる文書をクラウド上で管理できるツールのため、書類の種類に応じて自由に書式設定が可能です。例えば、リスト選択やチェックボックス、表組み、自由記載が可能な文書エリアなど、項目ごとに最適なユーザーインターフェースを設定すれば、それぞれの項目に沿って入力するだけで簡潔にまとまった業務報告ができるでしょう。

閲覧状況を把握できるため、情報の行き違いが解消される

メールやFAXによる業務報告では、送信した相手が内容を確認したかどうかが分かりません。特に、クレームやインシデント発生時の報告書など、緊急を要する場合にはいち早く情報を共有する必要があります。

承認Timeであれば、報告を上げた後にシステム上で閲覧履歴を確認できるため、情報の行き違いが解消されます。

初期費用0円。1ID月額300円から使えるワークフローシステム

システムを新たに導入するとなると、コストの問題は避けて通れません。従来のオンプレミス型の場合、自社専用システムの開発には数百万円、数千万円といった導入コストがかかるケースがあります。しかし、承認Timeはクラウドシステムのため、1IDあたり月額300円で利用可能(10ID単位での利用となります)。また、初期費用は無料で利用料金以外にメンテナンス費用なども不要です。

まとめ

業務報告メールは上司に対して仕事の頑張りをアピールすることよりも、自分自身の仕事を客観的に振り返ることが重要なポイントといえます。日々の仕事を振り返り、試行錯誤を繰り返しながら改善し、成長するために役立つツールでもあります。

一方で、毎日の業務だからこそ、報告業務が負担になりすぎないような工夫も求められます。ワークフローシステムの『承認Time』は業務報告にも使用可能であり、あらかじめ入力する項目を用意しておけば、毎回時間をかけることなく業務の振り返りができます。