申請業務をワークフローシステムで効率化！ 適用業務や注意点、導入メリットを解説

働き方改革の実現に向けて業務効率化が進められている中、申請・承認業務における紙書類や捺印の必要性も見直されています。その際に検討されるのが、ワークフローシステムの導入です。

しかし、ワークフローシステムにはどのような機能があるのか、何の業務に対応できるのか分からず悩んでいる方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、ワークフローシステムで効率化できる業務や導入にあたっての注意点も含めて詳しく解説します。

ワークフローとは

そもそもワークフローとは、「一連の業務の流れ」を意味する言葉です。多くの場合、稟議や申請の手続きを示す言葉として使われています。

例えばワークフローの一例として、基本的な経費精算の業務は以下のように表されます。

1. 申請（申請書の作成および領収証の添付）
2. 承認（課長、部長などの捺印）
3. 決裁（経理部門での処理および経費の振込）
4. 書類の保管

業務や企業によって、申請者や承認者、申請が必要な条件が異なるため、ワークフローにも違いがあります。ワークフローを考えるときは、自社の組織図やルールを考慮して設定することが大切です。

紙の申請書で運用されるワークフローのデメリット

従来、ワークフローは申請者が書類を作成し、関係者に承認の捺印をもらい、担当部門が決裁などの処理を行うのが一般的でした。しかし、このような紙ベースでの運用ではさまざまな問題が発生します。例えば、書類を手渡しまたは郵送で関係者にまわすため確認に時間がかかる、書類を管理するコストやリスクが発生するなどです。このような手間が積み重なると、業務効率の低下につながってしまいます。

また、新型コロナウイルス対策によるテレワークの普及が進む中、書類作成や確認のため出社するのは、非合理的といえるでしょう。

これらの問題を解決するための方法として注目されているのが、ワークフローシステムです。ペーパーレス化を実現し働き方改革やテレワークを推進するためのツールとして、多くの企業においてワークフローシステムが利用されるようになってきました。

ワークフローシステムを使って申請・承認手続きを効率化

ワークフローシステムとは、申請・承認業務をパソコンやスマホで行えるようにしたものです。紙書類の受け渡しや管理の手間が削減され、申請・承認作業をある程度自動化できるため、意思決定の高速化を図ることができます。

ワークフローシステムにおける申請・承認フロー設定

ワークフローシステムでの申請・承認フローが、具体的にどのように設定できるかをご説明します。

ワークフローシステムにおける申請業務は、まず申請者が承認者を指定し、オンライン上で書類を送付します。承認者が確認、承認を行えば自動で次の承認者に送付。最後の承認者による確認が終われば、申請は完了し書類は保管者のもとに送付されます。ワークフローシステムでは、こういった承認フローをあらかじめ設定することが可能なのです。

システムによっては、申請内容に応じて承認者数や承認フローを個別に変更、設定できる機能があるものも。稟議が必要な申請は社長も含めた承認フロー、労務管理系の申請はマネージャーに直接送付するフローなどと、一度設定すれば承認フローを自動で切り替えられます。提案内容や組織形態に合わせて、AND承認（チーム全員の承認が必要）またはOR承認（いずれか1名の承認が必要）を選択できるシステムもあります。

このように、申請内容や組織形態に合わせて柔軟な申請・承認フローを設定でき、意思決定の高速化を図れるのがワークフローシステムの特長です。

ワークフローシステム導入の注意点

ワークフローシステムの導入する際に、気をつけるべきポイントを2点紹介します。

申請・承認作業の効率化にオススメのワークフローシステム『承認TIME』

ワークフローシステムはさまざまな企業が提供しているため、どれを選べば良いのか分からない方も多いでしょう。そこで、今回ピックアップするのが『承認TIME』というワークフローシステムです。

まとめ

紙をベースとした従来のワークフローは、書類の受け渡しや保管に時間と手間がかかるという課題を抱えていました。しかし、ワークフローシステムを活用することで、申請・承認業務のほとんどを効率化できます。テレワークをはじめとした働き方改革の実現に向けて、不可欠な存在といえるでしょう。

今回紹介した承認TIMEは、自由度の高い申請・承認フロー設定機能が魅力のワークフローシステム。いまなら30日間無料で利用可能です。業務の効率化にお悩みでしたら、ぜひ一度導入をご検討ください。