【徹底解説】電子決裁システムの比較基準と導入時に気をつけたいこと

申請・承認プロセスのスピードが上がる

電子決裁システムでは申請・承認をオンラインで行います。そのため書面でのやり取りが必要なく、記入漏れや承認者の不在による回覧待ちといった承認の遅延は基本的にありません。

また電子決裁システムはスマートフォンやタブレットなどの携帯端末からも承認が可能なシステムもあるため、日中外出をしていて書類に目を通せないという場合であってもスキマ時間に承認が可能です。

書類の管理・保管が容易になる

紙の場合申請に使った書類を事務所内で保管することが多いですが、後から書類を探すとき、たくさんの書類が入っているキャビネットで確認するのは手間ですよね。

電子決裁システムは申請書類をクラウドや専用サーバで保存するため、日付やタイトルから探したい書類へのアクセスが可能です。また保管の場所がいらず、書類を印刷する必要もないため、コストカットにもつながります。

拠点間の情報共有が可能になる

申請に使用した書類やファイルは共通のシステムに保存されるため、本社と支社など拠点間の共有・アクセスが可能になります。

また決裁状況もリアルタイムに把握できるため、決裁に遅延が発生した際に誰のところで止まっているのかを確認できます。

自社の課題を解決する機能があるか

まずは自社の承認ルートにあった電子決裁システムかどうかを考えます。システム導入はあくまで手段の一つ。自社で行いたいフローとシステムがうまく連携できるのか、調整する箇所はあるのか、といった点に着目しながら、ツールを比較しましょう。

例えば、承認の遅延が社内で問題になっている場合は、承認期限を設定する機能があるシステムでないと効果は薄いでしょう。

操作は簡単に行えるか

どんなに機能が充実していても、実際のユーザーとなる社員が使いこなせなければ、ほとんど意味はありません。可能であればシステムを提供している会社へお問い合わせをし、デモ画面を見せてもらうなどしてシステムの使いやすさを確認しましょう。

また、システムによっては1ヶ月程度の無料トライアルを用意しているものもあるため、まずはトライアルに申し込み、実際に使いながら検討してみるのもおすすめです。

自社の既存システムとの連携が可能か

電子決裁システムは単体でも十分に効果を発揮しますが、既存システムと連携することでより効率的な使い方ができるものがあります。

例えば、SBIビジネスソリューションズが提供している電子決裁システム『承認TIME』は、同社が提供している『経費BANK』と連携が可能です。連携によって稟議申請に起こったデータを、後から『経費BANK』で経費精算時に参照することができます。

セキュリティは万全か

稟議書や契約書といった書類は機密性が高いため、厳重なセキュリティが要求されます。システムごとに不正アクセスの防止、閲覧履歴やダウンロード履歴、承認時のタイムスタンプ等の機能があるかどうかなど、セキュリティ面も意識して、ツールを選定しましょう。

価格は予算内に収まるか

電子決裁システムにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型は外部サーバを使用するため、自社サーバを立ち上げる際の初期コストをおさえることができます。またサーバの運用保守といったメンテナンス作業も発生しないといったメリットがあります。

一方でオンプレミス型は自社のパソコンやサーバにソフトをインストールして使用するシステムのことです。社内で完結するシステムのため、自由度が高くカスタマイズができるメリットがありますが、パソコンやサーバにソフトをインストールする必要があるため、テレワークで利用するには複雑な手続きが必要です。また既製品のソフトを購入する買い切り型のため、初期費用やメンテナンスコストが高くなる傾向があります。

ツール使用には初期導入費、月額費用等が発生しますので、予算と照らし合わせながら、ツール選びを進めましょう。

操作は簡単！スピーディな導入・運用を実現

スマートフォンやタブレットに対応しているため、いつでもどこからでも書類の申請・承認が行えます。書式設定が自由に変更でき、操作も簡単にできるため、スピーディーに導入・運用できます。

また、承認ルートも「拠点ごと」や「AND承認（全員承認必要）」「OR承認（誰か1人承認）」などの設定が可能です。また緊急時には「飛越承認機能」があるため、承認待ちによる業務停滞も防げます。

初期費用0円！低コストで運用可能

承認TIMEは初期費用0円、1ユーザーあたり300円で利用が可能です（※税抜・10ID単位でのご利用となります）。低価格で導入しやすい電子決裁システムです。

まずは無料トライアルから

承認TIMEは1ヶ月の無料トライアルが可能です。実際に画面を操作し、自社に最適かどうかを判断することができます。詳しくはこちらからお問い合わせください。