【具体例から学ぶ】ワークフローを改善し、業務を効率化するためには？

「ワークフロー」＝「業務の一連の流れ」

ワークフローとは、業務の一連の流れのことです。企業では、1人で最初から最後まで業務を遂行することは少なく、チームや上長の確認・承認といった段階を踏むことがほとんどです。

例えば、所属部署で使う事務用品を発注する際にも「職員からの購買申請→上長の承認→総務担当者による発注」という流れがあります。

また同じ発注業務でも金額や購入するものによって、「課長の承認のみで可」「部長の承認まで必要」「役員の承認まで必要」とルールが異なっていることでしょう。

このように決められたルールに則り、手続きを進める流れそのものや図式化したものを「ワークフロー」と呼びます。

ワークフローで業務の課題を「見える化」し改善につながる

ワークフローを図式化することで、ある業務における手続きの流れのパターン、やり取りされる情報が明確になります。例えば、申請から承認まで時間がかかりすぎている場合、やり取りをステップごとに分解し、それぞれの所要時間を洗い出すことで、一連のワークフローにおける課題の特定ができます。

業務をシンプルな図で表現することで、非効率な部分や無駄な部分に気づきやすく、業務課題が「見える化」し、改善につながります。

ワークフローを自動化し、業務効率を改善するシステム

ワークフローシステムとは、一連の業務をWebに置き換えられるシステムのことです。いままで紙で作成していた申請書や帳票を電子化し、Webで申請・承認が可能になります。従来の運用方法で発生する承認の遅延や確認忘れ、書類の紛失といったことを防げるため、業務効率の改善につながります。

また、システムで入力必須項目をあらかじめ設定しておくことで項目の入力漏れや、金額の計算間違いなど、従来のワークフローで発生するミスも事前に対処可能です。

ワークフローを紙で運用する場合の問題点

あらためて、ワークフローを紙で運用する場合の問題点を箇条書きであげると次のようになります。

• 書類が停滞しやすい
• ワークフロー上の進捗状況がわかりにくい
• 紙を直接受け渡すため時間と手間がかかる
• 印刷する時間と紙・インクの費用がかかる
• 申請・承認作業のためだけに出社しなければならない
• 保管場所が必要
• 必要な書類を探すのに時間がかかる
• 書類の改ざんが発生したときに気づきにくい

自動化することで業務を効率化できる

このような問題点は業務効率の低下、不要なコストの増加につながり、最終的には企業の競争力の低下を招きます。

ワークフローシステムを使えば、申請時に承認者が誰か、申請書類のフォーマットが最新か、必要な項目はすべて入力しているか、をあらかじめ設定できるため、書類作成時に悩むことが減ります。また、上記以外にも、ワークフローシステムによって申請・承認のスピードが上がり、重要な意思決定に時間を使えるなど、企業の業務効率化の改善につながります。

①申請から決裁までをスピードアップ

ワークフローシステムはWebで書類の申請から承認までを行います。そのため、紙運用の際に必要だった文書の手渡しや、承認のための出社といった作業が不要になります。

ネットにつながっていれば在宅勤務や出張時など、どこからでもシステムから申請・承認業務ができるため、申請から承認・決裁まで速やかに処理できます。

また、回覧ルールや承認者をあらかじめ設定しておくことで、承認者が複数人いる場合でも、対応が可能です。

②ヒューマンエラーによる不備を０に近づけられる

ワークフローシステムで書類を作成する場合、あらかじめ必須項目を設定しておくことで、入力漏れなどを事前に防ぐことができます。これにより、申請内容不備で差し戻しといったヒューマンエラーを0に近づけ、業務の効率化につながります。

また、システムに申請書類のフォーマットを設定しておくことで、各人がバラバラのフォーマットで申請したり、その都度管理部の確認をしたりといったことがなくなり、管理側の確認コストも削減が可能です。

③ペーパーレスでコストを削減

ワークフローシステムの導入によって、これまで申請に使っていた紙代やインク代などのコストや、文書の保管にかかる管理コストの削減につながります。ワークフローシステムは検索性も高く、日付や内容で検索できるため、必要なときにすぐ書類を探し出すことができます。

例えば、過去に同じような申請をしていて、その書類を参考にしたい場合、紙運用であれば保管庫へ行き、日付や部署ごとに分けられたファイルからその書類を探す必要がありますが、ワークフローシステムの場合はデータベースに書類が保管されているため、すぐに検索が可能です。こうした作業にかかる時間などの間接的なコスト削減にも、ワークフローシステムは貢献します。

例① 稟議承認

社内における稟議承認にワークフローシステムが活用できます。

例えば、これまで年に数百もの稟議承認を行なっている企業の場合、その一つひとつの進捗状況を確認することは容易ではありません。

ワークフローシステムで稟議書を作成する場合、設定した承認ルートに沿って申請が進むため、「承認者に届かない」といった不手際は発生しません。また、ワークフローシステムによってはタイムスタンプ機能で承認の履歴が確認できるタイプもあるため、紙運用では曖昧だった承認の進捗状況も明確になり、申請から承認まで把握が可能です。

例② 社内での報告文書の回覧

社内での報告フローもワークフローシステムで電子化できます。あらかじめ、誰に報告するのか、どの順番で報告するのかといった報告フローを設定できるため、報告文書を作成し、システムで申請後は自動で書類が回覧されます。

また、ネットにつながっていればどこからでも申請・承認ができるため、例えば出張時の業務報告書なども出張先のホテルから申請といった運用も可能です。

例③ 拠点間での文書のやり取り

複数の拠点がある企業の場合、拠点間での文書のやり取りもワークフローシステムの利用によって効率的に運用できます。例えば、各地の拠点を含めた全社的なやりとりの際、拠点ごとの担当者が文書を閲覧したのかを把握できるため、情報共有の精度を高めることが可能です。

通常、こうしたやり取りはメール等で行うことも多いですが、メールの場合、送信履歴は残っても、閲覧履歴は確認できません。そのため、メールを送信後に電話で確認をする運用の企業も多いのではないでしょうか。こうしたやり取りの効率化に、ワークフローシステムの導入が貢献します。

稟議・申請・報告書の提出をいつでもどこからでも

承認TIMEはネットにつながっていればいつでもどこからでも稟議・承認ができるため、リモートワークでも普段の業務と同じように対応が可能です。

また、クラウド型のワークフローシステムのため、初期導入コストが比較的安く、短期間で導入できることもメリットです。バージョンアップや保守メンテナンス等が必要なく、業務負担の軽減につながります。

豊富な入力項目で、既存のフォーマットを利用できる

企業によっても申請書類はさまざまな種類があり、フォーマットも多種多様です。そこで、ワークフローシステムの選定にあたっては、フォーマットの作成や変更が容易なものが求められます。

『承認TIME』はフリーテキスト入力やプルダウン、チェックボックスやラジオボタンなど、豊富な入力項目から書式設定ができます。書式の数に制限はないため、、現在利用中の書式設定を変更することなく移行できます。

1ヶ月のトライアルで導入の検討も

承認TIMEは契約前に1ヶ月間無料でトライアルできます。

実際の運用を想定した設定でサイトを用意するので、導入後の運用をイメージしたうえで、契約するかどうか判断できます。

そのため、導入後に期待していた活用ができない状況を防ぎます。