電子承認印とは。法的効力やセキュリティを理解し、日常業務に活用しよう

「働き方改革」や「リモートワークの推進」など、企業を取り巻く環境が変化しているいま、稟議書や決裁書といった書類の承認・捺印の電子化が注目を集めています。承認フローの電子化は出社せずとも書類の申請・承認が可能になるため、業務効率の改善が期待できます。本記事では電子承認印(電子印鑑)を含めた承認フローの電子化についてご説明します。

電子承認印とは

これまでの承認フローは出社を前提にし、紙の書類でのやりとりが一般的でした。では、電子承認印を用いることで、どんな変化が発生するのでしょうか。

パソコンで電子承認をしている画像です

電子承認印とは

電子承認印とは、PDFファイルなどの電子文書へ捺印する印鑑データのことです。電子承認印には2タイプあり、1つは実際の印影をスキャナでパソコンに読み取り、背景を透過させて画像データに変換したもの、もう1つは印影の画像データに使用者の識別情報が保存されているものです。

前者は元になる印鑑がなくてもフリーソフトなどで作成できるため、簡単に導入しやすい一方で複製されやすく、本人であることを証明する効力は弱いと考えられています。後者は印影の画像データに使用者の識別情報が保存され、タイムスタンプ情報などが組み込まれているため、いつ誰が押印したのかが記録されます。主に有料のソフトで作成するため、導入コストが発生しますが、電子署名法第2条の要件を満たしており、社外への契約書や請求書、納品書などで使用可能です。

認印・実印の違い

電子印鑑の法的効力を解説する前に、印鑑そのものについてご説明します。

印鑑は一般的に「認印(みとめいん)」と「実印(じついん)」の2種類に分類されます。認印は、どこにも届出を出していない印鑑のことを指し、実印は、市区町村に届出を出している印鑑のことをいいます。法人の場合は「会社実印」と呼び、法務局へ印影の届出を行います。

押印する際に、認印か実印かの違いは、不動産の登記や自動車の登録など、印鑑証明書が必要な法的手続きの場合を除き、認印でも実印でも法的な優劣はありません。しかし、実印は印鑑登録証明書が法的効力を証明してくれますが、認印では届出をしていないため、本人であることの証明は実印に比べ、難しくなります。

捺印と署名・記名との違い

また、捺印以外にも本人の意思を証明する方法として署名、署名が用いられることがあります。署名は、本人が自筆で氏名を手書きすることを指し、記名は署名以外の方法で氏名を記載することをいいます。例えば、ゴム印や他人による代筆などが記名と考えられています。

それぞれの信用度の違いは、以下の順で信用度の度合いが高くなっています。

「①署名捺印(手書き+印鑑)」

「②署名のみ(手書き)」

「③記名押印(ゴム印など+印鑑)」

「④記名(ゴム印など)→正式な効力とは認められない」

電子承認印の法的効力とは

ここまで、認印や実印、署名の違いを見てきたとおり、印鑑は形式的に使用しているわけではなく、本人の意思を証明するために使用されています。では、電子承認印の場合は、どのような法的効力があるのでしょうか。

電子承認に関する資料を広げている画像です

無料版と有料版の法的効力の違い

印影をスキャンして作った画像データや、フリーソフトで作成した無料の電子承認印の法的効力は、認印と同じと考えられています。しかし、実物の認印とは違い、インターネットにアクセスしていればどこからでも押印できるため、法的効力は見込めないと考えられます。

一方で、有料のサービスを使用して作る電子承認印は実印に近い効果があると考えられます。有料サービスには、印影データにいつ、誰が使用したのかを保存するタイムスタンプ機能などの識別情報があり、本人が捺印したことの証明がしやすくなります。もちろん、利用するサービスによって保存される識別情報は異なりますが、無料の電子承認印に比べ、法的な信頼度が高まります。

電子承認印のセキュリティとは

印鑑そのものと、電子承認印では、捺印する対象物が異なります。ここではそれぞれの違いを基に、電子承認印のセキュリティについて、ご説明いたします。

南京錠を使って電子承認のセキュリティを表している画像です

電子承認印を証明するには

印鑑そのものは市区町村に届出を行うことで、印鑑の正当性が証明されるように、電子承認印にも印鑑証明書にあたる「電子証明書」を付与させることができます。電子証明書は、有料サービスに付帯していることが多く、電子承認印でも実印と同じように、使用することができます。

無料版と有料版のセキュリティの違い

しかし、無料で作成した印影の画像データや、フリーソフトで作成した電子承認印には、有料版のような電子証明書が発行されることが少なく、印影をスキャンするなど簡単に作成できるため、セキュリティ面では有料版に比べ劣ります。また、いつ誰が使用したかなどの識別情報もないため、企業間でのやり取りのような信頼性が重視される場面での使用には適してないと考えられます。

書類の申請・承認を効率化するワークフローシステム『承認Time』

「働き方改革」や「リモートワークの推進」など、企業を取り巻く環境は変化しています。中でも電子承認に伴う書類の申請・承認プロセスは、出社を前提にして作られていることが多く、電子承認と並び、電子化が求められています。そこで、SBIビジネスソリューションズが提供するワークフローシステム『承認Time』をご紹介します。

いつでもどこからでも申請・承認

『承認Time』はパソコンやスマートフォンに対応しており、インターネットにつながっている状態であれば、外出中や出張先からでも書類の申請・承認ができるため、業務の手を止めることなく、スピーディーに承認フローを回せます。

また、システムに登録された書類テンプレートに申請書類を打ち込むため、差し戻しがあった場合も容易に内容の修正ができます。差し戻しのたびに書類を作り直し、印刷し、提出といった作業を短縮できます。

IDが紐づけられているため、電子承認印が必要ない

1ID300円(税別)、最低10IDから利用できるワークフローシステム『承認Time』は、利用者それぞれにIDが紐づけられ、いつ誰が承認したのかを証明することができます。そのため、電子証明印を用いた本人証明そのものが必要ありません。また、承認Timeは、参照者設定が可能なため、書類の閲覧者を制限することができます。これらの設定により、承認者が誰なのかを特定できるため、電子承認印が必要ないのです。

30日間のトライアルが利用可能

承認Timeは、30日間の無料お試し利用が可能です。お試し期間中はすべての機能が利用でき、かつサポートも無料で利用できます。運用のサポートはもちろん、初期導入じや定着化に向けた伴走サポートなどが充実しているため、導入後に使いこなせるか不安に感じている場合はぜひ、30日間の無料トライアルをご利用ください。

まとめ

「働き方改革」や「リモートワークの推進」など、企業を取り巻く環境が大きく変化しています。そんな中だからこそ、自社が本来目指す方向はどこかなのか、それに向けていま、どんな課題があるのか、を一つずつクリアすることが求められます。電子承認印やワークフローシステムも、あくまで手段の一つでしかないため、まずは自社の状況を理解したうえで、ツールの検討をおすすめします。