電子承認を導入して業務を効率化するには？ワークフローを見直して最適なシステムを選ぼう

電子承認とは

電子承認とは、さまざまな申請書類をデータ化し、承認者の捺印もデジタルで行う仕組みのことです。従来のように申請書を紙に印刷する必要がないため、ペーパーレス化が実現できたり、書類にハンコを捺印する必要がなく、承認までのスピードアップにつながったりといったことが期待できます。

電子承認が注目されている背景

電子承認が注目されるようになった背景として、コロナ禍の影響が挙げられます。外出自粛が求められ、仕事も自宅での作業が推奨されている一方で、書類の申請・承認のために出社するビジネスパーソンの姿が一時話題になりました。電子承認であれば時間や場所にとらわれることなく書類の申請・承認ができるため、テレワークを推進できます。

また、ビジネス環境が変化する中で、企業もこれまでより一層の生産性の向上が求められています。従来のような紙を中心としたワークフローでは申請から承認までに時間がかかりすぎるため、電子承認を導入し、意思決定スピードの短縮を目指す企業が増えています。

このように、電子承認が注目される背景にはさまざまな要因が存在し、多くの企業が抱える経営課題を解決するための方法として導入が検討されているのです。

ワークフローを可視化し、プロセスの効率化ができる

従来の紙による文書回覧や承認から、電子承認に対応したワークフローシステムに移行するためには、普段行っている業務や申請における手順を整理し可視化する必要があります。日常的にこなしている業務でも、あらためて整理することで無駄が見えることもあるでしょう。

現在の業務を見直したうえで、さらに電子承認に対応したワークフローシステムを運用することによって、無駄が削ぎ落とされたシンプルな業務フローを確立することができます。

ペーパーレスでコストの削減が可能

従来の紙によるワークフローでは、コピー用紙やインク代などの印刷コストが発生します。1枚あたりのコストはわずかであっても、日常的に多くの部署で紙に印刷していると、年間を通じてのコストは膨大な金額になります。

しかし、電子承認に対応したワークフローシステムの場合、紙に印刷することなくオンラインでデータをやり取りするため、印刷にかかるコストを大幅に低減できます。

また、ワークフローシステムは差し戻しがあったとしても該当データを修正するだけで済むため、印刷をやり直すといったこともなくなります。

業務を自動化し、働き方改革の推進も

紙に捺印をもらう従来のワークフローでは、承認者の業務の合間などを見計らって捺印をもらったり、出張などで手元に書類がない場合承認までに時間がかかったりといったことが発生します。しかし、わざわざスケジュールを確認し、承認者のいる場所まで足を運ぶのは非効率です。

また、この方法はオフィスワークでなければ対応できず、テレワークの導入が遠ざかる要因にもなるでしょう。

しかし、電子承認に対応したワークフローを導入すれば、このような問題も解消され、テレワークの推進にもつながると期待できます。

① ツール使用の前に自社のワークフローを整理する

システム導入における典型的な失敗例として、システムの導入自体が目的化してしまい、肝心の業務効率化につながらないことが挙げられます。

例えば、承認者があまりにも多かったり、承認ルートが複雑化したりしていると、そのままシステム化しても承認が滞ってしまい、業務の効率化に結びつかない可能性があります。

そのため、自社の業務のうち、どの範囲までを電子化すれば業務効率化につながるのかを検討したうえで、最適なシステムを選定する必要があります。

② 電子化する業務の範囲を決める

システム導入では、社内のあらゆる業務を電子化しようとしてしまいがちです。しかし、必ずしもそれが正解とは限らず、無理にシステム化するとかえってコストがかかりすぎてしまう場合もあります。

例えば、承認者が特定のメンバーに偏っている場合、申請される書類の量に対応しきれず、結果的に意思決定までの時間が増えてしまうことも考えられます。

③ 既存システムとの相性を確かめる

システムの選定にあたって、注意しておきたいのが既存システムとの相性や連携のしやすさです。

例えば、勤怠管理システムを導入する場合、社員ごとの勤怠データを抽出し給与計算システムと連携する場合もあるでしょう。しかし、現在運用している給与計算システムの仕様が特殊であったり、自社で開発したオリジナルのシステムなどの場合、勤怠データがうまく引き継げない可能性も考えられます。

既存で運用しているシステムの仕様も考慮し、確実に連携できるかどうかを事業者側に相談・確認しておくことが重要です。

スマートフォンやタブレットからでも承認申請ができる

『承認TIME』はパソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末からも承認・申請が可能なクラウド型のシステムです。ペーパーレス化を実現するために電子承認への移行を検討している企業も多いと思いますが、より利便性が高く業務効率化につながるシステムを選ぶのであれば、クラウド型が最適です。インターネットにつながっていれば時間や場所にとらわれることなく申請や承認ができるため、テレワークへの移行もスムーズに進みます。

豊富な入力項目で、既存のフォーマットを利用できる

企業によっても申請書類はさまざまな種類があり、フォーマットも多種多様です。そこで、ワークフローシステムの選定にあたっては、フォーマットの作成や変更が容易なものが求められます。

『承認TIME』はフリーテキスト入力やプルダウン、チェックボックスやラジオボタンなど、豊富な入力項目から書式設定ができます。書式の数に制限はないため、現在利用中の書式設定を変更することなく移行できます。

まずは30日間の無料トライアルを実施

ワークフローシステムは各社製品をリリースしており、機能もそれぞれ異なります。実際に使ってみないことには自社の課題解決に適したシステムであるかどうかは、仕様を見ただけでは判断が難しいもの。

そこで、『承認TIME』は30日間の無料トライアルを提供しています。本運用と同等の環境が提供されるため、申請者・承認者にとって本当に使いやすいかを体験したうえで本導入に移行できます。