【無料お試しも】ワークフローシステムで業務効率が改善できる3つの理由

社内のさまざまな申請・承認を電子化し、業務効率化にも貢献するワークフローシステム。しかし、「具体的にどのような業務効率化につながるのかよく分からない」と感じている経営者や担当者も少なくありません。

また、これまで書類によるワークフローを運用してきた企業にとっては「いまのワークフローからそのまま移行できるのか不安……」と感じているケースも多いのではないでしょうか。そこで今回は、ワークフローシステムによってどのような業務効率化につながるのか、その理由についても解説します。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムという言葉は聞いたことがあっても、具体的に何ができるのか正確に理解できていない方も多いのではないでしょうか。そこで、まずは基本的な知識として、ワークフローシステムの概要について解説します。

ワークフローシステムを利用している画像です

そもそもワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、企業や組織におけるさまざまな申請、承認、決裁といった手続きをオンライン上で行うためのシステムです。同じ企業でも部署によって手続きの流れは異なる場合があります。ワークフローシステムは、あらゆる申請を電子化し、複雑な承認ルートもシステム内で構築。情報を一元管理できます。

注目されている背景

従来、多くの企業では稟議書や業務報告書、経費精算などのさまざまな書類を、承認者が回覧し捺印するフローが一般的でした。しかし、働き方改革や感染症対策のためにテレワークが求められるようになった結果、従来の紙中心のワークフローではテレワークへの移行が進まないという事態が発生しました。

業務効率化やテレワークの導入に向けてペーパーレス化の実現が大前提です。そうした背景からワークフローシステムの導入が注目されているのです。

ワークフローシステムで業務効率が改善できる3つの理由

ここまで、ワークフローシステムの導入がで業務効率化につながるとご紹介しましたが、それは一体なぜでしょうか。今回は3つのポイントに分けて紹介しましょう。

ワークフローシステムで申請を行っている画像です

理由①:申請から承認までの時間短縮につながる

従来のワークフローでは、承認者が多くなればなるほど回覧に時間を要し、最終的な決裁に至るまでの時間が長引きます。例えば、月曜日に申請書類を提出しても、承認者の外出状況によっては火曜日、水曜日と決裁を待たなければなりません。

しかし、ワークフローシステムなら、オンラインで申請を行い、承認者や決裁者がすぐに内容を確認できます。

出張や外回りで不在にしていたとしても、スマートフォンやタブレット端末などから確認できるため、オフィス以外の場所でも承認が可能です。

理由②:申請状況の確認などの工数削減につながる

内容の確認や差し戻しによって、承認に時間がかかることも。その際、ワークフローシステムなら申請状況を確認できるため、確認連絡やリマインドの工数を削減できます。迅速な意思決定が求められる企業や組織においては、承認までの時間が短縮できるワークフローシステムは有効なツールといえるでしょう。

理由③:ペーパーレスによりコスト削減につながる

紙中心のワークフローは、稟議書や申請書などを印刷する手間がかかるほか、差し戻しによる修正、用紙やトナーなどのコストもかかってしまいます。一日に数十部、数百部といった書類を印刷することを考えると、ワークフローシステムを導入することで、印刷にかかる消耗品費を大幅に削減できます。

ワークフローシステムを選ぶ際の4つのポイント

ワークフローシステムを選定するにあたっては、どのようなポイントを基準に選べば良いのでしょうか。今回は4つの点に絞って紹介します。

ワークフローシステムについて話し合っている画像です

ポイント①:自社の課題解決につながる機能があるかどうか

企業によって解決したい課題はさまざまです。例えば「社内の意思決定のスピードを上げたい」という場合には、スマートフォンやタブレット端末にも対応できるクラウド型のワークフローシステムが最適ですし、「申請書類の書き方が複雑で不備が多い」という課題に対しては、さまざまな申請書類のフォーマットが充実したワークフローシステムがおすすめです。

事前に社内で課題の洗い出しを行い、どんな課題を解決したいかを決定したうえで、どのワークフローシステムを選ぶのかを検討しましょう。

ポイント②:運用コストが予算内に収まるかどうか

システムによって初期費用や月額料金は異なります。例えばクラウド型ワークフローシステムの場合はユーザー数に応じて月額料金が決まる一方、オンプレミス型のワークフローシステムの場合は、自社でサーバーを構築するため初期導入時のコストがかかります。

また、オプションサービスによっても運用コストは変わります。自社に必要な機能とコストを照らし合わせながら、ワークフローシステムを検討してみましょう。

ポイント③:システムは使いやすいかどうか

せっかくワークフローシステムを導入したとしても、操作が複雑で使いづらいと従業員の利用率は上がりません。また、書類によるワークフローと比較して工数が増大したり、業務効率が悪化したりするケースも考えられるでしょう。そのため、実際にでも画面を操作したり、次項目で紹介する「無料トライアル」を利用したりと、導入を決める前に使ってみることをおすすめします。また、対応している書式の種類や数はもちろんですが、ユーザーインターフェースの操作性やカスタマイズ性も考慮してシステムを選ぶことが重要です。

ポイント④:導入前に無料トライアルが利用できるかどうか

ワークフローシステムの機能や使いやすさを判断するには、カタログやWebサイトに掲載されている情報だけでは足りないこともあります。そこでぜひ活用したいのが、導入前の無料トライアルです。クラウド型ワークフローシステムの中には、導入前の段階で無料トライアルの期間を設けている事業者もあり、実際の業務内容を想定しながら試験的にワークフローシステムを運用できます。

例えば、SBIビジネスソリューションズが提供する『承認Time』は30日間の無料トライアルが利用できます。トライアル期間中も本番環境と変わらず、すべての機能を利用できるため、実際の業務内容を想定しながら導入の検討が可能です。また、承認Timeは導入時のサポートも充実しているため、まずは無料トライアルを実施し、実際に使ってみることをおすすめします。

無料トライアル利用ができる『承認Time』

ワークフローシステムの選定にあたっては、無料トライアルが提供されているか否かが重要なポイントといえます。中でもおすすめのワークフローシステムが、クラウド型として提供されている『承認Time』です。他社のワークフローシステムと比較してどのような違いがあるのか解説します。

いつでもどこからでもWEBで申請・承認可能

承認Timeはクラウド型ワークフローシステムのため、インターネット環境さえあれば時間や場所にとらわれず利用できます。また、パソコンはもちろんスマートフォンやタブレット端末からもアクセスできるため、出張や外回り、テレワークで働く従業員が多い職場にも最適です。

クラウド型のため初期費用を比較的安く抑えられる

ワークフローシステムの導入にあたってボトルネックになりがちなのが、高額な初期費用です。オンプレミス型ワークフローシステムの場合、数百万円単位の出費を強いられることも多いため、資金的な余裕がない企業にとっては厳しいものです。しかし、クラウド型の承認Timeは初期費用が無料のため、小規模事業者であっても手軽に導入できます。

無料トライアルで操作性の確認も

承認Timeは導入前に無料トライアルを提供しています。申請書類のフォーマットや入力項目のカスタマイズ性、ユーザーインターフェースの使いやすさなどを確認でき、現在のワークフローからスムーズに移行できるかどうかも判断できるため、安心して導入できます。

まとめ

ワークフローシステムの導入にあたっては、自社の課題解決につながるものを選定することが大前提といえます。今回紹介したクラウド型ワークフローシステムの承認Timeは、さまざまな申請フォーマットに対応できカスタマイズ性も高いことがポイントです。

スマートフォンやタブレット端末からのアクセスにも対応し、時間や場所にとらわれることなく承認・申請が可能。初期費用は無料で導入でき、さらには無料トライアルにも対応しているため、ワークフローシステムの導入が初めての企業にとっても安心です。