申請業務をワークフローシステムで効率化! 適用業務や注意点、導入メリット

働き方改革の実現に向けて業務効率化が進められている中、申請・承認業務における紙書類や捺印の必要性も見直されています。その際に検討されるのが、ワークフローシステムの導入です。

しかし、ワークフローシステムにはどのような機能があるのか、何の業務に対応できるのか分からず悩んでいる方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、ワークフローシステムで効率化できる業務や導入にあたっての注意点も含めて詳しく解説します。

ワークフローとは

そもそもワークフローとは、「一連の業務の流れ」を意味する言葉です。多くの場合、稟議や申請の手続きを示す言葉として使われています。

例えばワークフローの一例として、基本的な経費精算の業務は以下のように表されます。

  1. 申請(申請書の作成および領収証の添付)
  2. 承認(課長、部長などの捺印)
  3. 決裁(経理部門での処理および経費の振込)
  4. 書類の保管

業務や企業によって、申請者や承認者、申請が必要な条件が異なるため、ワークフローにも違いがあります。ワークフローを考えるときは、自社の組織図やルールを考慮して設定することが大切です。

紙の申請書で運用されるワークフローのデメリット

従来、ワークフローは申請者が書類を作成し、関係者に承認の捺印をもらい、担当部門が決裁などの処理を行うのが一般的でした。しかし、このような紙ベースでの運用ではさまざまな問題が発生します。例えば、書類を手渡しまたは郵送で関係者にまわすため確認に時間がかかる、書類を管理するコストやリスクが発生するなどです。このような手間が積み重なると、業務効率の低下につながってしまいます。

また、新型コロナウイルス対策によるテレワークの普及が進む中、書類作成や確認のため出社するのは、非合理的といえるでしょう。

これらの問題を解決するための方法として注目されているのが、ワークフローシステムです。ペーパーレス化を実現し働き方改革やテレワークを推進するためのツールとして、多くの企業においてワークフローシステムが利用されるようになってきました。

申請・承認手続きを効率化できるワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、申請・承認業務をオンライン上で行えるようにするもの。紙書類特有の受け渡しや管理の手間やリスクが削減されます。また、申請・承認手続きにかかる作業をある程度自動化できるため、意思決定の高速化が図れるシステムです。

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムを導入するメリットは、主に以下の2点です。

  1. リモートワークでも申請・承認業務を滞りなく行える
  2. 書類管理の手間が削減できる

ワークフローシステムを利用すれば、申請や確認、承認にかかる作業がすべてオンライン上で完結できます。テレワークが普及し、必ずしも社員がオフィスに出社しているとは限らない状況で、滞りなく業務を回していくには不可欠なツールといえるでしょう。

ワークフローシステムを利用するもう一つの大きなメリットは、書類管理の手間が削減できることです。紙ベースのワークフローでは、関係者や担当部署が書類を適切に保管しておかなければなりません。申請の量が増えれば増えるほど、書類管理の手間も膨大になり紛失のリスクも高まってしまいます。その点、ワークフローシステムを活用しペーパーレス化が実現することで、書類管理の手間や書類を保管するスペースの確保が不要になるのです。

ワークフローシステムで効率化できる業務

あらゆる申請・承認作業で活用できるワークフローシステムは、社内のほとんどの業務を効率化するといっても過言ではありません。一例として、ワークフローシステムが利用できる業務をピックアップしましたので、参考にご覧ください。

経費精算系業務労務管理系業務稟議系業務その他業務

交通費精算

出張旅費精算

交際費精算

備品購入費精算 など

有給休暇申請

休日出勤申請

残業申請

住所変更 など

契約稟議

購買稟議

採用稟議 など

パソコン持ち出し申請

ソフトウェア利用申請

秘密保持契約書締結(NDA) など

ワークフローシステムにおける申請・承認フロー設定

ワークフローシステムでの申請・承認フローが、具体的にどのように設定できるかをご説明します。

ワークフローシステムにおける申請業務は、まず申請者が承認者を指定し、オンライン上で書類を送付します。承認者が確認、承認を行えば自動で次の承認者に送付。最後の承認者による確認が終われば、申請は完了し書類は保管者のもとに送付されます。ワークフローシステムでは、こういった承認フローをあらかじめ設定することが可能なのです。

システムによっては、申請内容に応じて承認者数や承認フローを個別に変更、設定できる機能があるものも。稟議が必要な申請は社長も含めた承認フロー、労務管理系の申請はマネージャーに直接送付するフローなどと、一度設定すれば承認フローを自動で切り替えられます。提案内容や組織形態に合わせて、AND承認(チーム全員の承認が必要)またはOR承認(いずれか1名の承認が必要)を選択できるシステムもあります。

このように、申請内容や組織形態に合わせて柔軟な申請・承認フローを設定でき、意思決定の高速化を図れるのがワークフローシステムの特長です。

ワークフローシステム導入の注意点

ワークフローシステムの導入する際に、気をつけるべきポイントを2点紹介します。

事前にシステム導入の具体的な計画を立てる

ワークフローシステムは特定の部署やチームだけで運用するものではなく、全社横断的に利用するケースがほとんどです。そのため、あらゆる部署があらゆる業務で利用することを前提として計画しなくてはなりません。

例えば、「申請書類のテンプレート作成」といった細かい設定でも注意する必要があります。Aの部署で必要のない申請項目だからとテンプレートに入れ込まないと、その申請項目を重要していたBの部署の業務に支障がでる可能性があるからです。

このように、ワークフローシステムは組織全体を見通して、最適な設定をする必要があります。いきなり全社的にシステムを導入しては、多くの業務に支障がでるでしょう。本格導入する前に、システム導入を推進する担当部署や担当者が中心となり、どのような機能が必要か、どのように設定すればいいかなどを調査し計画することが大切です。

申請・承認フローも一緒に見直す

ワークフローシステムを活用し業務を効率化するには、申請・承認フローの設定が重要です。そこでシステムを導入する際は同時に、現在運用している業務フローに改善の余地がないか見直してみましょう。例えば、本当にこの責任者の承認が必要なのか、なぜこの部署が承認者に含まれているのかなど、合理的に検討することが求められます。

申請・承認フローの変更にあたっては、実務部門とのコミュニケーションが欠かせません。社員が不満を感じないよう、現場の意見を集めつつ慎重に進めるようにしましょう。

申請・承認作業の効率化にオススメのワークフローシステム『承認Time』

ワークフローシステムはさまざまな企業が提供しているため、どれを選べば良いのか分からない方も多いでしょう。そこで、今回ピックアップするのが『承認Time』というワークフローシステムです。

申請・承認フローを臨機応変に設定できる

承認Timeの特長は、申請・承認フロー設定の自由度の高さ。申請内容や拠点ごとに、承認者数や承認フローを設定できます。AND承認(チーム全員の承認が必要)やOR承認(いずれか1名の承認が必要)などの設定や、一部の承認者をスキップできる「飛び越し承認機能」の利用も可能です。

申請内容の緊急度や重要度に合わせた、臨機応変な申請・承認フローが設定でき、滞りのない迅速な意思決定をサポートします。

書式設定で申請業務を簡略化できる

承認Timeは、システム内の申請書類や報告書の書式を自由にカスタマイズできます。使用していた紙書類に合わせて項目を設定できるため、デジタルに慣れていない社員でも簡単に扱えます。申請内容に合わせて入力項目を個別に設定できるため、書類作成にかかるコストを最小限に抑えられるのもうれしいポイントです。

カスタマイズの幅が広い承認Timeは、社内のペーパーレス化およびシステム移行をスムーズに実現できます。

どこでも申請・承認業務が可能、費用も安いクラウドサービス

パソコンやサーバーにソフトをインストールする必要がない、クラウドサービスである承認Time。外出先や自宅でもスマートフォンやタブレットから申請・承認業務が可能です。メンテナンスは自動で行われるため、常に最新のシステムを利用できるのもうれしいポイント。

承認Timeは「初期費用無料、月額費用1IDあたり330円」という業界最安水準の価格設定が評価され、多くの企業に選ばれています。大企業はもちろん、高額なコストを掛けられない中小企業やベンチャー企業にとっても最適なシステムといえるでしょう。

まとめ

紙をベースとした従来のワークフローは、書類の受け渡しや保管に時間と手間がかかるという課題を抱えていました。しかし、ワークフローシステムを活用することで、申請・承認業務のほとんどを効率化できます。テレワークをはじめとした働き方改革の実現に向けて、不可欠な存在といえるでしょう。

今回紹介した承認Timeは、自由度の高い申請・承認フロー設定機能が魅力のワークフローシステム。いまなら30日間無料で利用可能です。業務の効率化にお悩みでしたら、ぜひ一度導入をご検討ください。