【徹底解説】電子決裁とは?注目の背景やメリット、導入プロセスも紹介!

昨今のテクノロジーの発展や多様な働き方の推進などを受け、紙による決裁業務をデジタル化する「電子決裁」への注目が高まってきました。

今回は、電子決裁のメリット・注意点や導入方法など、初めての導入を検討するにあたっておさえておきたいポイントをご紹介します。

電子決裁とは

スマートフォンで電子決裁を確認している画像です

「電子決裁」とは、企業や行政機関における決裁作業を、紙の書類ではなく電子文書をもとに行うことです。社内文書の申請から回覧、承認・決裁、保管業務までの一連のフローを、すべてWEBで完結させます。

電子決済は、業務の効率化や、ペーパーレス化の実現による経費・資源の削減、承認プロセスの「見える化」による内部統制の強化などを目的に、幅広い業種の企業が導入に踏み切っています。

電子決裁が普及している背景

電子決裁が普及している背景には、これまで当たり前のものになっていた「紙文書による決裁作業」が抱えるたくさんの課題がありました。

  • 申請書の記入ミスによる、書き直しや申請し直しが多発
  • 上長の出張やリモートワークなどにより、対面での手渡しや捺印が叶わず、決裁に時間がかかる
  • 書類を持ち回る申請者、業務中にタイミングを問わず意思決定を求められる決裁者、それぞれの業務効率が下がる
  • 申請書の印刷や郵送、管理スペースの確保などのコストがかさむ
  • 膨大な過去資料の引き継ぎ、保管、参照に手間がかかる
  • フローや進捗状況が目に見えづらい

こうした課題に対し、電子決済は時間・手間・経費を削減できる手段として、着目されています。

電子決裁移行加速化方針とは

電子決裁の普及を後押しするもう一つの要素として、政府が策定した「電子決裁移行加速化方針」が挙げられます。以前から「行政のあり方を、デジタル化を前提に見直していこう」という方針を示していた政府が、決裁業務の電子化を推進すべく2018年7月に策定したのが、この電子決済移行加速化方針です。

公文書の作成から保存、管理、移管までを一貫して電子的に行うことを目指し、

  • 各府省が電子決裁の導入を検討して推進すること
  • 総務省が各府省の取り組みへの支援を行うこと

を基本の考えとしています。

行政機関で取り組みが定着すると、電子化への注目が高まるとともに企業への電子化導入のハードルも下がると予想されます。すでに電子化に成功した自治体も出てきていますが、今後さらに行政機関での電子化が進むことで、民間企業への電子決裁浸透への後押しになるでしょう。

参考:電子決裁移行加速化方針|デジタル・ガバメント閣僚会議

電子決裁導入のメリット

電子決裁の導入がもたらす、3つの主なメリットをご紹介します。

(※ただし、サービスによって機能は異なります。)

電子決裁のメリットを上向きの矢印で表現している画像です

1. いつでもどこでも申請・承認可能

電子決裁は、ネットワーク環境さえあれば場所や時間を問わずに申請、承認可能です。申請者・承認者の双方がリモートワークや外出をしていても、意思決定がスムーズに行えるため、多様な働き方の導入・定着の後押しになります。システムによっては、パソコンのほかにスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からも使えるため、外出の多い営業職社員の報告業務などにも活用できます。

また、「いつでもどこでもアクセス可能」の場合、情報を守るセキュリティの観点で懸念もありますが、電子決裁システムは操作履歴から「いつ・誰が書類を閲覧し、認証や修正の操作をしたか」がわかるため、文書の不正使用の抑止力としても役立てられます。

2. 意思決定の迅速化

電子決裁は、書類の作成から申請・回覧・承認・決裁までをシステムで完結させることで書類印刷、記入ミスによる差し戻し・修正、承認者不在の場合の回覧待ちなど、あらゆるタイムロスを削減。意思決定までのスピードを速めることができます。また、申請の種類によって承認ルートが異なる場合でも、フローをわかりやすく可視化できるとともに、進捗状況もシステムで管理できます。決裁業務が停滞しやすいポイントを見極め、フローの見直しにつなげることで、より合理的でスムーズな業務フローを実現する後押しになるでしょう。

3. 過去文書の検索性の向上

統一された書類形式で一つのシステムに情報が保管されること、セキュアな環境で紛失や盗難のリスクをなくせること、そして検索機能によってタイトルや日付などから資料参照が容易になること……これらによって、過去の意思決定を会社の資産として大切に管理し、後の業務や意思決定に活用できるようになります。

意思決定の際に、その申請に至るまでの経緯の確認として過去資料を簡単に検索できるため、意思決定の迅速化にも貢献するほか、より良い意思決定につながることにも期待できます。

電子決裁の注意点・気を付けたいポイント

電子決裁の導入には多くのメリットがある一方で、主に以下2つの注意点があることもおさえておきましょう。

メリットデメリットを天秤にかけている画像です

1. 導入前には業務フローや社内ルールの見直しが必要

電子決裁システムを導入するには、必要な書類フォーマットと申請・承認フローを反映する必要があります。そのため、明確なフォーマットやフローがなく曖昧な運用になっている場合、すぐに導入して効果を出すことは難しいので注意しましょう。

もし、自社が上記に当てはまる場合、まずは必要な申請や提出書類を洗い出し、種類によって「申請書にはどのような項目が必要か」「誰の承認が必要か」などを整理します。

すでに仕組みがある場合も、既存の運用で問題点や無駄がないかを改めて検討し、効率的なものにアップデートしておくのがおすすめです。また、新しいシステムの導入に伴って、業務にも変更点が生まれるはずです。

  • 社内ルールや運用体制の見直し
  • システム導入による目標の設定と共有
  • システムの使い方やエラーの対処法などがわかるマニュアルの作成

など、長期的にシステムを運用することを見すえた土台づくりを忘れずに。

2. 初期導入費用や運用コストが発生

電子決裁を導入することで、紙の申請書類にまつわる印刷代や管理費用などのコストは削減できますが、一方でシステムの導入と運用にはコストがかかります。費用相場をふまえて複数のシステムを比較し、費用対効果の高いものを選定しましょう。

基本としておさえておきたいのは、電子決裁システムの種類による費用の違いです。電子決裁システムには、次の2種類があります。

  1. 自社サーバや社用パソコンにインストールして利用する「オンプレミス型」
  2. インターネット上のサーバを使って利用する「クラウド型」

それぞれに以下のような特長があるので、社内の人材のITリテラシーや予算、カスタマイズの必要性の有無などを考慮して、自社にあったものを選んでみてください。

オンプレミス型
  • 自社のシステムと連動させ、カスタマイズができる
  • ビジネスの状況に合わせて改修していける

→自由度が高いが、初期費用と運用・メンテナンス費用は比較的高額

クラウド型
  • インターネット環境さえあれば、端末を問わず利用できる
  • ハードウェアや追加のサーバの用意、ソフトウェアのインストールなどが不要

→改修やカスタマイズには適さないが、導入が簡単

初期費用は不要のサービスが多く、運用費用は比較的安価

   また、それぞれの種類の中でも多様なサービスが登場しているので、オプション機能やサポート体制の有無なども比較しておくと良いでしょう。

電子決裁の導入方法

ここからは、電子決裁システムの導入方法として3つのステップをご紹介します。

電子決裁の導入で必要な3つのステップの確認をチェックマークで表現した画像です

自社の課題・システムに求める項目をリストアップ

まずは自社のワークフローや運用体制の課題点を洗い出し、どの範囲まで決裁業務をWEBで完結すれば良いのか、さらにプラスαの要望があるのかを検討します。

(例)

  • 営業職社員が、外出先からも報告業務を行えるようにしたい
  • リモートワーク適用のために、決裁業務をWeb完結にしたい
  • ビジネス拡大に向け、社内フローやルールを明確にして社内統制を強化したい

  +

  • 自社のシステムと連携させ、機能も自社向けにカスタマイズして作り込みたい
  • 保守やメンテナンスなどに工数を割かずに、まずは気軽に導入したい
  • 申請の種類が多いため、文書フォームのカスタマイズの自由度を重視したい
  • 既存の申請書の書式をそのままWebブラウザで利用したい
  • 承認フローが複雑なので、条件ごとにフローを柔軟に設定したい
  • グローバル展開に向け、外国語にも対応した決裁を実現したい
  • IT人材が少ない中で電子決裁を定着させるために、手厚いサポートを必要とする

項目をもとに、電子決裁システムを比較

続いて、洗い出した項目をもとにシステムを比較検討していきます。まずは大前提として、対象となる社員規模を確認し、自社に適応できるか確認しましょう。

そのうえで、以下のような観点からサービスを比較し、自社の課題解決につながるものをピックアップします。

  • 提供形態(クラウド型 or オンプレミス型)
  • 対応端末
  • 文書フォームの種類やカスタマイズの可否
  • 既存の書類フォーマットの移行可否
  • 承認ルート設定の幅
  • ファイル添付の可否
  • 対応言語数
  • サポートの有無と回数制限・費用

トライアルを利用し、サービスの使用感を確認

新たなシステムの利用を浸透させるためには、直感的にわかりやすいビジュアルや操作性といった基本的な要素も重要になります。そこで、まずはトライアルでシステムを利用してみるのがおすすめです。

無料でのトライアルを実施しているサービスや、トライアル期間中のサポートにまで対応しているものなどもあるので、初めての導入の場合は比較検討のポイントの一つとして見てみると良いでしょう。

書類の申請・承認を電子化するワークフローシステム『承認Time』

初めて電子決裁システムを導入するなら、「導入しやすさ」にこだわったクラウド型電子決裁システム『承認Time』がおすすめです。

初期費用0円、1ID300円〜でリーズナブルに導入でき、また社員情報と承認フロー、文書フォームの3つさえ設定すれば、すぐに利用開始できます。クラウド型のシステムなので、サーバやソフトウェアを新たに購入したり、バージョンアップや保守メンテナンスを行ったりする手間も不要です。

『承認Time』が実現する、3つのうれしいポイントをご紹介します。

申請・承認の電子化で情報共有を迅速化

申請書、稟議書、報告書などの多様な文書フォームを自由に設定でき、またテキスト入力のほかに、表組や四則演算など入力項目が豊富なので、組み合わせによって簡単な資料作成が叶います。

また過去文書を紐付けることで、関連文書やその申請にまつわる経緯を一度に確認することも可能。スムーズな情報共有と意思決定をサポートします。

申請状況を可視化し、申請から承認までをスピードアップ

OR承認やAND承認、緊急時の飛越承認など、組織によって承認・回覧のルートを柔軟に設定できます。またそのルート内における承認状況が一目でわかるため、フローの可視化とボトルネックの解消に役立ちます。

最大70ヶ国語に翻訳可能な多言語対応ワークフローシステム

「WOVN.io(※)」と連携させれば、ボタン一つの簡単操作でメニューから書き込み内容までのすべてを自動で翻訳できます。英語をはじめとした70以上の言語に対応しており、またユーザーごとに異なる言語を選択することもできるので、海外拠点のメンバーや外国人の社員とも、ストレスなく協働できるのもうれしいポイントです。

(※)「WOVN.io」はWovn Technologies株式会社のサービスです。

まとめ

電子決裁の導入は業務効率化を叶えるだけでなく、多様な働き方の実現や組織力の強化への効果も期待できます。

今回ご紹介した『承認Time』は、1ID300円〜とリーズナブルに導入できる、初めての導入におすすめの電子決裁システムです。いまならすべての機能を30日間無料でご利用いただけるほか、トライアル期間中も変わらず無償サポートをご提供しています。ご興味のある方はぜひ一度、サービス紹介ページをご覧ください。