稟議の回覧を効率化し生産性を高めよう｜承認TIMEで稟議承認を電子化

意思決定に時間がかかる

社内回覧の最大のデメリットは、回覧する人数が増えれば増えるほど意思決定に遅れが生じやすくなることです。社内回覧は、複数人が同じ文書を同じタイミングで閲覧するのではなく、書類が回ってきた順番になってはじめて文書を確認します。そのため、関係者の誰かが確認・承認するタイミングが遅れてしまうと、それ以降の関係者へ回って来るタイミングも遅れてしまいます。

その結果、緊急を要する稟議であるにもかかわらず、意思決定に遅れが生じ、企業や組織へ深刻な影響を及ぼす可能性もあるのです。

重要書類の紛失などセキュリティ上のリスクがある

社内回覧には情報セキュリティの面においてもデメリットが存在します。例えば重要な事柄が記載された社内回覧文書がデスクのうえに放置されていた場合、関係者以外に内容が漏れてしまうことも考えられるでしょう。また、ほかの書類に紛れて社内回覧文書を処分したり、どこかに紛失したりといったリスクもあります。

進捗が把握できず連絡コストが発生する

社内回覧の文書を出したにもかかわらず、長期間にわたって承認・決裁されていない場合、どこで承認が滞っているのかを確認しなければなりません。関係者一人ひとりを回って状況を確認する必要があるため、非効率な作業といえるでしょう。

社内回覧プロセスを可視化する

意思決定の遅れを回避するためには、社内回覧のプロセスを統一し可視化することが重要です。例えば、同じような内容の稟議であるにもかかわらず、部署や担当者によって回覧先が異なるケースがあります。関連性の低い部署の管理職や役員まで含めてしまうと、その分意思決定に多くの時間を費やしてしまうため、社内ルールとして社内回覧のプロセスを統一しておきましょう。

例えば、「物品購入にかかる稟議は直属の部課長および財務部の課長」など、稟議の種類に応じて承認先を決めておくのも一つの方法です。

書類フォーマットを統一する

社内回覧の文書を誤って紛失したり破棄したりすることを防ぐためには、ひと目見ただけで重要な書類であることを認識できる工夫が必要です。例えば、稟議書専用のフォーマットを作成し、ほかの書類とは明確に区別できるようにすることも効果的といえるでしょう。

あらかじめフォーマットを指定しておくことで、稟議を起案する担当者も迷わず書類を作成でき、業務効率化につながるはずです。

進捗状況を常に把握する

社内回覧文書が現在どこで止まっているのか、都度確認する手間を省くためには、進捗状況を都度把握できる仕組みを構築する必要があります。しかし、このような仕組みを実現するうえでは、書類による社内回覧のままでは対応しきれないケースも出て来るでしょう。

そこで、紙による社内回覧ではなく、電子化によって承認の進捗状況を把握する方法もあります。

複雑な承認ルートにも柔軟に対応

申請内容によっては、社内回覧の承認ルートが複雑化したり、組織変更によって承認ルートの変更が求められることもあるでしょう。従来のような書類を回覧する方法の場合、全社員に対してルールを周知する必要がありますが、ワークフローシステムを活用していれば、あらかじめ承認ルートを指定しておくことができます。これにより、複雑な承認ルートの稟議においても簡単に申請を上げることが可能です。

「承認TIME」は、申請の種別に応じて承認ルートを選択できるほか、申請者が個別に承認者を追加することもでき、柔軟な設定が可能です。

シンプルなUIで操作しやすく、書式設定も簡単

書類フォーマットを一から作成するには手間がかかるほか、申請の種類が多くなればなるほど用意すべきフォーマットも増えてしまいます。また、フォーマットが異なると、申請者はどこに何を記載すれば良いのか分かりづらいもの。

ワークフローシステムを活用すれば、申請内容に対応したフォーマットを選択して内容を入力するため、稟議書の作成時間を大幅に削減できます。また、「承認TIME」では紙で利用中の書類の内容を変更することなく入力画面を作成できるため、どこに何を入力すれば良いのかが一目瞭然です。

いつでも稟議の確認・承認が可能

ワークフローシステムは、現在どの位置で承認待ちとなっているのかをリアルタイムで把握できます。そのため、従来の社内回覧のような進捗状況を把握できない問題をクリアするために効果的な対策方法といえるでしょう。

「承認TIME」の場合はパソコンだけではなくスマートフォンやタブレット端末からも稟議の確認ができます。時間や場所にとらわれることなく、いつでもどこでもアクセスできるため、稟議の進捗をつねに把握しておくことが可能です。