稟議書の電子化は問題ない？メリットや注意点を解説！

ペーパーレス化によりコスト削減

稟議書を電子化することで、紙での印刷が不要になり、用紙代・インク代などのコスト削減につながります。

さらに稟議書の回覧もシステムで行われるため、拠点が複数ある場合に、文書を郵送するといった手間が省けます。また、稟議書はデータで保存されるため保管場所が必要なく、書類を探す際もシステムで日付や内容を検索すればすぐに見つけることができるため、管理コストの削減につながります。

差し戻しや修正にかかる作業負担を削減

稟議書作成に必要な項目をあらかじめシステムで設定できるため、入力漏れによる差し戻しを削減できます。

そして修正が発生した場合も、指摘のあった箇所のみ変更すればよく、稟議書の作り直しや印刷のし直しが発生しません。紙での運用に比べて差し戻しや修正にかかる作業負担を大幅に削減できます。

承認までにかかる日数を短縮

稟議書を紙で運用する場合は、基本的に会社でしか承認作業が行えないため、出張が発生した際や休暇時は承認まで待機する必要がありました。さらに、承認者が複数人いる場合は、それぞれに回覧書類を提出し、承認をもらい、また別の承認者へというように、申請から承認までに相当な時間がかかっていました。

稟議書を電子化することで、承認者は会社にいなくても内容を確認し、承認作業ができます。また、システムによってはタイムスタンプ機能を使用できるタイプもあり、申請した書類の進捗状況を確認できます。複数の承認が必要な書類が滞っている場合も、どこで停滞しているかを確認しりマインドを行うことで、承認までの時間を短縮できます。

自社の稟議承認フローに合わせた運用ができるか

企業によっては「基本的な承認者は直属の上司だが、一定の金額を超える稟議については部長の承認を必須とする」「一定の金額を超える稟議については役員の承認を必須とする」といった自社独自の稟議承認フローがあることも。そうした社内フローをシステムで再現可能かを導入前に確認が必要です。また、標準機能では運用できない場合、カスタマイズが必要になって多額の開発費がかかる可能性があります。システムごとに対応する機能やサービスが異なるため、あらかじめ必要な機能を検討しておくことで、電子化への移行が可能になります。

システムは問題なく操作できるか

システムが多機能だったり、複雑な操作が必要な場合は、社内に利用が浸透しない可能性があります。せっかくシステムを導入したのに、使用率が悪く、紙での稟議と併用してしまっては、導入をした意味がありません。導入前に管理画面やサンプル画面を確認し、場合によってはトライアル利用をし、操作しやすいシステムかどうかの確認をおすすめします。

既存システムとの連携は問題ないか

システムによっては購買管理システムや会計システムなど、既存システムと連携ができるものもあります。例えば、SBIビジネスソリューションズが展開する「承認TIME」は経費精算システムの「経費BANK」との連携が可能です。稟議で申請した内容を「経費BANK」で精算できるため、業務の効率化につながります。

もし既存システムとの連携が必要な場合はカスタマイズでの対応が必要なため、あらかじめ既存システムとの連携の是非を検討しておきましょう。

稟議・申請・報告書の提出をデジタル化

承認TIMEはパソコン・スマートフォン・タブレットに対応しており、社内でも外出先からでも稟議・申請・報告書の提出・承認が可能です。

自宅から稟議書の申請・承認ができるため、リモートワークで出社できない状況でも、出社時と同じスピードで仕事が行えます。

1ヶ月のトライアルが可能

承認TIMEは契約前に1ヶ月間のトライアルが利用可能です。

実際の運用を想定し、作業環境を後置するため、導入後の運用をイメージしながら、使いやすさや課題解決に結びつくかを確認できます。

導入後に期待していた活用ができない状況を未然に防ぎます。