稟議

稟議フローを効率化する2つのコツ|稟議が必要な場面や役立つシステムもご紹介

会社で大きなシステムを導入したり、他社と契約したりする際に必要になるのが「稟議(りんぎ)」です。業務を円滑にまわすために必要なプロセスである一方、時間と手間のかかる作業でもあり、「稟議を効率化したい」と思っている方も多いはず。

今回の記事では、そんな稟議を効率化し、自社にとって最適な稟議フローを構築するための方法を解説します。

稟議とは

そもそも稟議とは、会社や官公庁で自分の権限だけでは決定できない事項について、その内容を書類化して上司や他部署の責任者に回覧させ、承認を得る手続きのことを指します。

しかし、なぜ稟議は必要になるのでしょうか。

稟議・稟議フローの必要性

稟議が必要な理由は「組織にとって重要な動きを権限の低い人でも提案でき、その内容を組織全体で共有・吟味できる」ため。

稟議を取り入れることで、意思決定の権限のない社員にも提案の機会が多く与えられます。そして、上長たちそれぞれが豊富な知見を活かして提案を検討し、責任をもって承認できるのです。また、稟議をまわす過程で提案内容が組織全体に共有されるため、承認後にはスムーズな実施が可能になります。

このように、組織にとって重要な業務プロセスのひとつである稟議。古くから多くの企業で導入されており、最近では稟議を電子化して効率良く管理するワークフローシステムの普及も進んでいます。

稟議のメリット

稟議を行う具体的なメリットは以下のとおりです。

  • 会議の時間を削減できる
  • やりとりを文書化できる
  • 複数の責任者で内容をチェックできる
  • 責任を分散できる

会議でも提案・承認は行えますが、会議をするには時間がかかりますし、多忙な管理職の予定を合わせるのは大変です。その点、提案内容を文書化した稟議書(稟議の際に使う、申請内容をまとめた書類)があれば、顔を合わせなくても空いた時間に確認・承認ができるため、やり取りがスムーズになります。文書の形で残ることで、後で内容を確認できるのも安心なポイントです。

また、複数の責任者がチェックするため、内容を多くの視点から検討できます。部下や上司は納得している稟議書でも、役員が見ると新たな改善案が見つかる例も。同時に、稟議にかければ誰か一人が責任を担う必要もなくなるので、新規の提案や承認が気軽にできるようにもなります。

稟議のデメリット 

稟議を行うデメリットは以下です。

  • 承認に時間がかかる
  • 書類の作成が面倒
  • 責任の所在が曖昧になることも

稟議は、複数の責任者に承認を得る都合上、最終的なゴーサインが出るまでにはどうしても時間がかかります。特に、誰か一人でも多忙な責任者がいれば、その人の承認が得られずに稟議が先へ進まないケースも。全員に納得してもらえるような稟議書を作成するのも大変な作業で、こうした事務に時間をとられた結果、承認が遅れてビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあるのです。

また、複数人でチェックし合うことで問題が発生した際に、「提案した部下が悪い」「承認した上司が悪い」と責任の所在が曖昧になるリスクもあります。

稟議が必要になる主な場面

稟議が必要になるのは以下のようなケースです。

  • 備品の購入
  • 採用
  • 広告費の利用
  • 外部との契約締結

総じて「契約」「購買」「採用」といった動きがある際に稟議が発生しやすく、会社によっては「契約稟議」「購買稟議」「採用稟議」と種類分けされ、「〇万円以上の費用が動く場合に稟議が必要」と定められている場合もあります。

一方、似たような場面では「決裁」が必要になることも。決裁と稟議の違いはおおむね以下のとおりです。


稟議決裁
意味段階を踏んで承認を得る最終判断をくだす
中心となる人提案をする人判断する責任者
スピード感遅い早い

稟議と決裁はどちらも意思決定方法ですが、両者をどう扱うかは会社によって異なります。稟議にかけても、実際は1人の責任者が決裁をしなければ実行に移れないこともあり、スピード感を重視するベンチャー企業などでは決裁だけを行うケースもあります。

稟議フロー|一連の流れ

稟議について整理できたところで、一般的な紙書類を用いた稟議がどのような流れで行われているのかを見てみましょう。

稟議書を作成する

まず、稟議にかけるための稟議書を作成する必要があります。稟議書に記載する内容は

  • 申請事項
  • 申請する案件の内容
  • 必要な費用
  • 申請の目的や理由

などが一般的です。ただし、稟議の書式や必須としている内容は会社によって異なるため、過去に提出された稟議書を参考に作成するようにしましょう。

稟議書の番号を取得する

書類管理の都合上、多くの場合、社内のルールにしたがって申請者は書類番号を取得する必要があります。番号を発行する部署や番号の書式は会社によって異なるため、自社のルールを確認して稟議書の番号を取得しましょう。

稟議書を申請

稟議書が完成したら、実際に責任者の確認をとっていきます。稟議書は役職の低い人からまわすのが通例なので、責任者の役職や承認フローをしっかり把握しましょう。稟議書の内容によっては、役員クラスの承認が必要な場合もあります。稟議をまわす人数が多いほど時間がかかる傾向にあるため、あらかじめ話を通しておくのも手です。

稟議書を確認、承認

稟議書が確認・承認プロセスに入れば稟議の大半は終わっているのですが、精神的に大変なのはむしろここから。稟議書が現在誰の手元に回っており、いつ承認されるか不透明なまま待機しなければなりません。稟議書がなかなか承認を得られない場合、原因は内容が不十分なケース以外に、責任者が多忙すぎて稟議書をチェックできていない可能性も考えられます。

稟議フローを効率化する2つの方法

ここまで見てきたように、稟議には手間と時間がかかります。複数人のチェックが入るため、流れが複雑になるのはやむを得ない面もありますが、稟議フローを改善すれば生産性の大幅な向上が見込めるため、工夫する意義があります。

以下では稟議フローを効率化する2つの方法を見ていきましょう。

稟議書をテンプレート化する

先ほど触れたように、稟議書の書式や必要な情報は会社によって異なります。それゆえに会社のルールに沿って稟議書を作成しなければならないのですが、人力でやると煩雑な作業になりやすく、ミスも増えてしまいます。

この対策として効果的なのは、稟議書のテンプレート化です。稟議に必要な内容はほとんど決まっているため、以下の点をテンプレートに組み込むことで作成の手間が減らせます

  • 書式、様式
  • 稟議の内容
  • 稟議の目的、理由
  • 承認を希望する内容

稟議書の外観である書式や様式を決めたのちは、何を申請している稟議書なのかを明示するために「稟議の内容」を記入する箇所を作成します。同時に「申請する目的」を記す枠も入れ込みましょう。稟議書は承認者に、稟議の必要性を感じさせることが大切です。

そして最後に「結局、どんな点の承認を得たいのか」を明確にするため、「承認を希望する内容」を示す箇所を用意します。すると稟議フローを効率化できるテンプレートになるので、後は自社のルールや慣習に合わせて記載する内容を取り決めましょう。

ワークフローシステムを利用する

稟議フローを電子化できるワークフローシステムの利用も効率化に直結します。

紙を用いた稟議は資料の送付や回覧に時間がかかり、紛失リスクも付きまといます。リモートワークが普及しつつある昨今だと、責任者の出社まで待機しなければならないケースも。また、稟議書を稟議フローに組み込まなければならない責任者に送付し忘れたり、逆に必要のない責任者に送ってしまったりして、稟議がスムーズに終わらないことも想定されます。

ワークフローシステムを使えばオンラインで稟議が完結するため、紙資料特有の送付や管理の手間やリスクが解消されます。また、稟議フローをある程度自動化できるため、人的ミスが削減され稟議の効率が格段に高まるでしょう。

稟議フローを効率化し社員の生産性を上げる『承認Time』

稟議フロー効率化のためのワークフローシステムはいくつかありますが、今回はSBIビジネス・ソリューションズが開発したシステム『承認Time』をご紹介します。

稟議フローを柔軟に設定可能

会社によって稟議フローは異なりますし、同じ社内でも稟議の内容によってフローが変わる場合もあります。『承認Time』はこうした需要に応えるべく、稟議フローを柔軟に設定できるのが強みです。

例えば、一般的な稟議フローとして考えられる以下の承認方法にも対応しています。

  • 可変承認(グループの中から、申請者が選んだ人が承認する方法)
  • OR承認(グループの中から誰か一人が承認する方法)
  • 固定承認(あらかじめ設定された人が承認する方法)
  • AND承認(グループ全員が承認する方法)

承認段階も無制限に設定できるため、独自の複雑な稟議フローを要する会社や案件にも対応可能。申請の緊急度が高い際には、「飛び越し承認機能」を利用して承認から実施までの期間を早められます。

書式設定で稟議書をテンプレート化

稟議効率化のため欠かせない稟議書のテンプレート化にもしっかり対応しています。特殊な社内ルールで稟議書を作成している場合でも、『承認Time』なら自由に書式を設定でき、既存の書類を作り直す必要はありません。

簡単かつ直感的な操作で社内のあらゆる申請書・回覧書類を電子化できるため、アフターコロナを見すえた書類のペーパーレス化とシステムへの移行がスムーズに実現できます。

いつでもどこでも申請・承認できるクラウドサービス

『承認Time』はクラウドサービスのため、インターネット環境さえあれば、時間や場所を選ばず、申請・承認できます。外出の多い営業担当者や多忙な役員にかかる手間を削減できるシステムです。また、書類確認や捺印のために出社する必要がなくなるため、テレワーク導入にも大いに役立ちます。

システムを利用できるOSや端末が多いのも魅力で、Chrome/firefox/safari等のマルチブラウザに対応しているほか、iPhoneやiPad、Androidスマートフォン・タブレットでも快適な操作環境を実現。

時間・場所・デバイスに縛られないため、業務の自由度が高まり、従業員の働きやすさにも繋がります。

まとめ

手間や時間がかかりがちな稟議を効率化するためには、稟議書の「テンプレート化」と「電子化」が必要です。

クラウド型ワークフローシステムである『承認Time』を利用すれば、稟議を含めた各種業務が効率化され、生産性が向上します。業務の電子化を進め、時代の変化に対応できる強靭かつ柔軟な社内システムを構築しましょう。