稟議

稟議は英語で何と訳す?|意味の解説やよく使う表現、文化の違いも紹介

グローバル化が進み、海外の取引先や顧客とコミュニケーションをする機会も増えてきました。また、それとともに外国人の従業員を採用する企業も珍しくありません。

しかし、そのような場合に多くの人が困るのが言葉の壁です。特に重要書類を作成する場合などは誤った表記とならないよう細心の注意を払う必要があります。

そこで今回は、ビジネスには不可欠な「稟議」は英語でどのように表現するのか、海外のビジネス文化との違いについても詳しく解説します。外国人採用の多い企業に勤務している方などは、ぜひ参考にしてみてくださいね。

「稟議」の英単語・英語表現とは

まずは、さまざまな企業や組織で行われている「稟議」を英語で直訳した場合の表現について解説しましょう。また、同時に、日本と海外における稟議はどのように違うのか、ビジネス習慣の観点からも詳しく紹介します。

稟議書を確認している画像です

「稟議」は英語で「internal memo」

稟議を表す英語はいくつか種類がありますが、主に「internal memo」と訳されます。「internal」とは「内部の」という意味を指し、企業や組織として意思決定をするために社内で承認や決裁を行う手続きであることから、上記のような表現が用いられています。

また、稟議は日本独自のビジネス習慣であることから、「the ringi system」と表現したり、提案書を提出するといった意味では「submit a proposal」、意思決定を求める・判断を仰ぐといった意味では「request for decision」という表現が用いられたりすることもあります。

稟議の英訳

  • internal memo
  • the ringi system
  • submit a proposal
  • request for decision

ただし、上記で紹介した3つの言葉を用いたとしても、日本のビジネス習慣を理解していない外国人にとっては、本来の「稟議」の意味が理解できません。そのため、補足的な説明は必須といえるでしょう。

日本と外国の「稟議」の違い

稟議は日本独自のビジネス習慣であると説明しましたが、それはなぜでしょうか。海外には日本のような稟議は見られないのでしょうか。違いに着目しながら解説します。

まず、日本の場合ですが、企業や組織として何らかの意思決定をする場合、起案者が関係者に対して提案書を提出します。この段階ではあくまでも説明や提案であり、関係者に対する「根回し」や「お伺い」のようなものといえるでしょう。まさにこれこそが、「稟議」の目的といえます。稟議は関係者とのやり取りの中でさまざまなフィードバックをもらうことがあります。稟議書を提出する目的は何なのか、備品の導入によってどんな効果が期待できるのか。そうした意見を汲み取り、最適な計画を構築していくことで、最終的に決裁者が決裁を行いやすくなるのです。

これに対し海外の企業では、提案やプレゼンに対して決裁者が意思決定を行うケースがほとんどです。日本のように複数の関係者からの承認を得るプロセスはないため、稟議というビジネス習慣も存在しません。もちろん、日本と海外の文化が異なり、一概にどちらが良いとはいえません。そのため、こうした違いに着目しつつ、自社にとってどんな制度が必要だろうという視点をもつことが重要です。

【今日から使える】「稟議」を使った例文紹介

日本のビジネス業界では一般的な稟議という言葉ですが、実際に海外のビジネスパーソンとコミュニケーションをとる際、どのような言い回しをすれば適切に理解してもらえるのでしょうか。

今回は、ビジネスの現場で役立つ稟議を使った例文を3パターン紹介しましょう。

稟議書をパソコンで作成している画像です

1. 稟議の提出時の表現

英文 I will send you internal memo.

(日本語訳)稟議書をお送りします。

「I will send you」という表現は、手紙や書類などを相手方に送付する際に用いられる言い回しです。上記では稟議書を「internal memo」と記載していますが、冒頭で紹介したそのほかの英訳を当てはめても問題ありません。

2. 稟議承認待ちの表現

英文 Please wait until approval internal memo is granted.

(日本語訳)稟議の承認が下りるまでお待ちください。

上記の英文のうち、「Please wait until approval is granted.」は「承認が下りるまでお待ちください」という意味を指します。

ちなみに、稟議の承認待ちであることを状況として説明する場合には、以下のように表現します。

英文 Waiting for approval of internal memo.

(日本語訳)稟議の承認待ちです。

上記のうち、「Waiting for approval」とは「承認待ちです」という意味を指します。

3. 稟議承認後の表現

英文 The internal memo has been approved.

(日本語訳)稟議が承認されました。

「has been approved」という英文は、「〜が承認されました」という意味を表します。そのため、「稟議が承認されました」という日本語は上記の英文のように表現されます。

ちなみに、提案者から承認者および決裁者などへお礼を伝える場合には、以下のように記載すると良いでしょう。

英文 Thank you for your approval.

(日本語訳)承認いただきありがとうございました。

英語や中国語など約70ヶ国語以上に対応する『承認Time』

稟議の申請から承認までの一連のワークフローを書面やExcel・Wordファイルなどでやり取りすると、申請や承認のたびに上記のような英語のコミュニケーションが発生してしまいます。英語の苦手な方にとっては、その都度日本語から英文への翻訳作業が発生するため、業務効率は悪化します

そこでおすすめなのが、英語をはじめとした外国語に対応したワークフローシステムを活用する方法です。今回は英語や中国語など70ヶ国語以上に対応している『承認Time』を紹介します。

『承認Time』とは

『承認Time』とは、稟議や経費精算、業務報告など、社内のあらゆる申請や承認手続きを効率化するワークフローシステムです。1IDあたり月額300円(申し込みは10ID単位)からという低コストで利用でき、初期費用も不要。イニシャルコストとランニングコストの節約につながります。

社内文書の申請・承認業務を効率化

『承認Time』はクラウドに対応したワークフローシステムのため、オフィス内はもちろんインターネットにつながっていれば外出先や自宅からでも申請・承認ができます。また、申請内容に応じて入力項目のフォーマットを個別に設定でき、初めて申請を行う従業員でも入力に迷う心配がありません。承認Timeは申請者・承認者双方の業務効率化に貢献します。

英語・中国語など約70ヶ国語に対応

『承認Time』は「WOVN.io」と連携することによって、英語や中国語、ドイツ語、フランス語といったさまざまな国の言語に対応できます(※オプション機能)。世界中のあらゆる国とグローバルにビジネスを展開する企業にとっては心強い味方になってくれることでしょう。

もちろん、使用言語はユーザー単位で設定できるため、国にかかわらずすべての従業員がストレスなく業務を遂行できます。

まとめ

稟議は英語で「internal memo」以外にもさまざまな言葉で表現できます。しかし、稟議そのものは日本独自のビジネス習慣であり、海外には同様の仕組みやプロセスが存在しないため注意が必要です。

今回紹介したように、多言語に対応したワークフローシステムを導入することで、言語の壁がある中でも効率的なコミュニケーションが実現できるはずです。また、稟議をはじめとしたさまざまなワークフローを効率化するためにも、ワークフローシステムの導入は効果的です。

さまざまな国のビジネスパーソンとともに働く企業においては、世界70ヶ国以上の言語に対応できる『承認Time』がおすすめです。グローバル展開を進めている企業は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。