業務報告

【テンプレート・例文あり】月報(業務報告書)の書式一覧

この記事では、月報の基本的な書き方のほか、テンプレートや例文をご紹介します。報告業務を効率的に進めたいと考えている方は、ぜひ参考にご覧ください。

月報(業務報告書)とは

月報とは、1カ月の間に行った業務内容や実績、進捗状況などを記載する書類のことです。社員が月ごとに業務の進捗や実績を振り返る機会としてはもちろん、マネージャーや経営層がメンバーの状況を定期的に把握する手段としても活用されています。

また、業務上のさまざまな課題や問題が浮上した際、過去の施策や解決方法を確認できるのも月報のメリットです。

意義ある月報4つのポイント

月報を作成するうえで、具体的にどのようなポイントに注意すべきなのでしょうか。今回は4つのポイントに分けて詳しく解説します。

1. 統括的に記載する

月報は、1ヶ月の間に取り組んだ業務について統括的に記載することが求められます。日報や週報と比べ、期間や担当業務が多くなるため、記載漏れがないよう注意しましょう。一度に複数のプロジェクトを担当している場合は、プロジェクトごとに項目を分け、簡潔かつ網羅的に内容を記載しましょう。

2. 達成状況の記載は必須

予算や目標の達成状況は、月報で必ず記載するべき内容です。営業や販売などの部署では実績の数字を出すことはもちろん、前年比など参考になるデータも記載しておくと分かりやすいでしょう。また、目標を達成できた、もしくは未達に終わった要因なども記載しておくと今後に活かせる内容になります。

3. 次月の目標や達成計画も忘れずに

次月の目標および進捗に対する達成計画も月報に取り入れましょう。その目標を達成するために具体的に何を取り組むのか、重点的に行うべき業務や対策内容なども記載すると説得力が増します。

4. 視認性を意識する

経営層やマネージャーは数多くの月報に目を通し、内容を把握しなければなりません。また、将来的に自分自身が業務内容を振り返るために月報を閲覧することもあるでしょう。短時間で内容を把握するためには、箇条書きやグラフ、表組みなどを活用し、視認性の高い月報を意識して作ることが求められます。

月報に必要な7つの主な内容

実際に月報を作成する場合、具体的にどのような内容を記載すれば良いのでしょうか。月報のフォーマットは企業や組織、部署によってもさまざまですが、今回は特に重要な7つの項目について解説します。

1. 所属・名前・作成日時

月報の作成者や作成日は欠かせない内容です。ひと目で確認できるように書類の上部に、所属・氏名・作成日時を必ず記載しておきましょう。また、パソコンPC上で月報データの整理がしやすいよう、ファイル名にもこれらの情報を記載しておくと便利です。

2. 今月の業務内容

当月に行った業務内容を簡潔に記載します。「◯◯店において拡販キャンペーンを企画・実施」や「◯◯エリアの顧客に対して重点的に訪問営業」など、1カ月の主な業務内容を詳細に記載しましょう。その月報が、何の業務に関する報告なのかを明確にするためにも、業務内容はしっかりと記載する必要があるのです。

3. 所要時間と実務経過

業務内容ごとにかかった時間と業務の進捗を記録します。日報や週報のように細かく記載する必要はありませんが、その月の動きを俯瞰して把握できるように記載しましょう。

4. 成果・実績

業務内容に対する成果と実績を記載します。ここで重要なのは、あくまでも結果として得られた実績を客観的に記載すること。自分自身の意見は、所感として明確に分けて記載する必要があります。できるかぎり定量的に記載し、誰もがひと目で理解できる内容を意識しましょう。

5. 所感

成果や実績に対する分析や「こうすれば良くなるのでは」といった提案などを所感として記載します。大切なのは、月報の内容に基づいて分析や提案を行うこと。気持ちや思いつきではなく、客観的な事実に基づいて意見を記載するようにしましょう。

6. 来月の目標と計画

当月の成果と実績を振り返り、次月の目標と業務、達成するための具体的な計画を記載します。所感の中で意見を記載した場合には、それに基づき計画を立てる必要があります。また、上司が内容をイメージしやすいよう、具体的な数値として出せるものは数値化するのがおすすめです。

7. 承認欄・コメント欄

承認欄およびコメント欄には、月報を確認した上司が承認印を押したり、コメントを記載したりします。

業務月報テンプレート4選

月報の運用に慣れていない場合には、テンプレートの活用がおすすめです。この項目では、実際に活用できる業務月報のテンプレートを4つ紹介します。自社に適したものを選び、随時カスタマイズしましょう。

目標達成度重視

営業部署などで、目標予算と売上高を比較し達成率を正確に管理したい場合には、月ごとの目標および実績のサマリを取り入れたフォーマットがおすすめです。まずは目標に対する数値実績を提示し、そのうえで具体的な活動報告や特記事項などを記載することで、月報をチェックする上司や経営層も内容を把握しやすくなります。

【Excel・スプレッドシート】

営業月報 Excel版のダウンロードは記事下へ

【Word・ドキュメント】

営業月報 Word版のダウンロードは記事下へ

タスク進捗重視

月ごとにさまざまな業務を行う部署や担当者には、タスク内容を一覧で把握できるテンプレートが最適です。タスクごとの進捗がひと目でわかるため、確認者もフィードバックしやすいでしょう。

月報のダウンロードは記事下へ

品質管理重視

自社の製品やインフラ設備などの検査を担う部署および担当者には、品質管理を重視した月報テンプレートがおすすめです。製品や設備など、検査を行う品目ごとに検査数と不良数、および検査内容の詳細を記載する欄があり、検査の品質向上に役立ちます。また、検査内容を記録する重要な書類にもなるため、後で見直した際にも簡潔で分かりやすい書式であることが大前提となります。

検査月報のダウンロードは記事下へ

月報(月次業務報告書)の例文

月報の例文をご紹介いたします。記載する内容や書き方の参考にご覧ください。

1. 営業

2021年3月度業務月報

2021年3月31日

○○部○○課 ×× ××

【今月の業務内容】

◯◯を重点エリアとして訪問営業の強化

【実務経過】

1週目 リスト化・テレアポ

2週目 初回訪問

3〜4週目 提案

【成果および実績】

1. テレアポから3割にあたる顧客の初回訪問アポイントに成功

〇〇エリアの新規顧客開拓のため、対象企業をリスト化、テレアポを実施

他エリアでアポイント獲得につながった成功トークを活用した結果、テレアポ総数100件のうち、30件の初回訪問アポイント獲得に成功

2.初回訪問から5割にあたる顧客に提案

初回訪問した企業のうち、5割にあたる15社に対して〇〇(商品名)の提案に成功

ほか、5社は先方都合によりスケジュールが合わず、これから訪問予定

【所感】

テレアポの段階で他エリアでの成功トークをメンバーに共有し活用したことで、先月に比べてアポ獲得の成功率が◯%アップした。一方、◯◯を理由として断られたケースも多かったため、フォローできるような切り返しのトークを用意することでさらにアポ獲得率は向上できると感じる。また、提案時に技術的な質問に即答できず、持ち帰るケースが多かったため、技術部とも連携し同行訪問を依頼することで成約率向上が期待できる。

【来月の目標と計画】

◯日までに◯◯を理由として断られるケースを想定した切り返しのトークの準備

◯までに技術部マネージャーの ××さんへ営業同行を依頼

2. キャンペーン

2021年3月度業務月報

2021年3月31日

○○部○○課 ×× ××

【今月の業務内容】

◯◯エリアの10店舗を対象とした地域限定キャンペーンの企画および実施

【実務経過】

1週目 キャンペーンの企画および店舗への情報展開

2〜3週目 キャンペーン用販促物・広告などの準備

4週目 キャンペーン実施

【成果および実績】

1. 集客数が前月比で◯%、前年比で◯%アップ

イベント実施の3週前から店舗への情報共有を徹底したこともあり、対象店舗全体での集客数が前月比◯%、前年比◯%アップ

もっとも集客数が多かったのがA店舗 前月比◯%、前年比◯%

反対に少なかったのがB店舗 前月比◯%、前年比◯%

2.売上数は前月比◯%、前年比◯%アップ

イベント期間中は販促応援として各店1〜3名のスタッフを店頭に配置したほか、売り場面積拡大のため、店舗入口に臨時のイベントブースも設置

これらの効果もあり、売上数は前月比◯%、前年比◯%アップ

もっとも売上数が多かったのがA店舗 前月比◯%、前年比◯%

反対に少なかったのがB店舗 前月比◯%、前年比◯%

【所感】

店長をはじめとして多くのスタッフが協力的であったA店舗は、集客・売上数ともに前年比を大幅に上回った。B店舗は周辺で大規模なイベントが実施されていたこともあってか、店舗への集客そのものが伸び悩み、それが売上にも影響したと考えられる。今後、効率的なキャンペーンを展開するためにも、エリアや複数店舗を一律でキャンペーン展開するのではなく、周辺のイベント実施状況なども踏まえながらスケジュールを考慮していきたい。

【来月の目標と計画】

今月売上数が落ち込んだ××エリアを対象とした販促キャンペーンを実施し、前年比◯%以上を目標とする

3. 広告運用

2021年3月度業務月報

2021年3月31日

○○部○○課 ×× ××

【今月の業務内容】

新商品◯◯のリリースに合わせた広告展開

【実務経過】

1週目 サイト分析および広告戦略立案

2〜3週目 広告コンテンツ制作

4週目 広告出稿・効果検証

【成果および実績】

1. WebサイトおよびSNSでの広告展開を立案

商品ページへのアクセスを増やすため、LPを構築し流入アップを狙う

商品の特性上、若年層へのアプローチが効果的と判断しSNSにおける広告展開も決定

2.広告コンテンツはすでに完成

2〜3周目にかけてLP、およびSNS広告用のコンテンツがほぼ完成し出稿済、現在効果検証中

一部コンテンツが現在制作中だが、今週中にはすべてのコンテンツが出稿予定

商品ページへの流入数は前週までと比較し◯%アップしている

【所感】

本格的な効果検証は今週後半からスタートするものの、SNSでの反応をチェックしている中ではユーザーからの反応は良好。商品ページへの流入数は◯%アップしているものの、一時的な上振れの可能性も否定できないため、来週以降に本格的な効果検証が必要。

【来月の目標と計画】

効果検証を行い、SNSでのユーザーの声や流入数も注視しながら改善を行う。また、来月半ばから新商品〇〇の広告展開もスタートする予定。

ワークフローシステムを使って報告業務を効率化しよう

月報をはじめとした報告業務は極めて重要ですが、報告業務に追われるようでは本末転倒かもしれません。そこで、おすすめなのが報告書の作成や確認作業を効率化できるワークフローシステムです。

書類提出・承認業務を電子化できる

ワークフローシステムとは、「社内のあらゆる報告・申請・承認業務を電子化するためのツール」です。システム上の申請フォームに報告内容を記入すると上司などの承認者に内容が送付されます。紙やエクセルなどで書類を作成する必要がないため、報告・申請業務にかかるコストが削減され、業務効率化に寄与します。

承認フローの設定、テンプレートの作成・利用が簡単

ワークフローシステムのなかには、承認経路や承認フローを自由に設定できるものも。一度設定すれば、報告内容や申請内容に合わせて適当な承認者に自動で送付するため、書類送付にかかる時間を削減できます。誤って異なる宛先に書類を送付する心配もなくなります。

また、書類のテンプレートを作成し運用できるシステムを選べば、毎月の報告業務も大幅に効率化できるでしょう。ワークフローシステムは、生産性向上に大いに貢献するツールといえます。

マネジメントに活きるワークフローシステム『承認Time』

SBIビジネス・ソリューションズが提供する『承認Time』はクラウド型のワークフローシステムです。パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末でも利用できるため、いつでも手軽に報告・申請業務が行えます

承認Timeの特長は、書式設定と承認フロー設定の自由度の高さ。現在利用している報告書や申請書の内容・項目に基づいて、入力画面を設定できます。また、報告・申請内容別にテンプレートを用意できるため、あらゆる報告・申請業務の効率化が図れるでしょう。

承認フローの設定は、中小企業や大手企業にとって利便性が高い機能です。

申請内容や拠点ごとに、承認者数や承認フローを設定できるため、1つのソフトで企業全体の申請・確認業務の管理が可能です。AND承認(チーム全員の承認が必要)やOR承認(いずれか1名の承認が必要)などの設定や、一部の承認者をスキップできる飛び越し承認の機能もあり、申請の緊急度に合わせた対応が可能です。

価格は業界最安水準。初期費用は無料で、利用する社員1人につき月額300円で利用できます。

まとめ

月報に記載すべき内容や書き方のコツを把握することで、書類作成にかかる時間を削減できるほか、有意義な振り返りや提案が可能になります。

ワークフローシステムの導入は、月報を含めたあらゆる報告・申請・承認業務を効率化につながります。『承認Time』は、自由な書式設定が可能で、承認フローの設定も柔軟に対応できるクラウド型ワークフローシステム。報告・承認業務のコストを削減し、企業全体の生産性向上に寄与します。

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