【知っておきたい】稟議と決裁の違いとは? 間違いやすいその意味を解説

業務を遂行するうえで、「稟議」や「決裁」といった業務は必要不可欠です。しかし、これらの業務に慣れていない方にとっては、稟議と決裁がどのようなものなのかが分からなかったり、両者の違いが曖昧だったりするケースもあるでしょう。

そこで今回は、稟議と決裁の違いについて紹介するとともに、これらの業務を円滑に進めるポイントも解説します。稟議や決裁の業務を効率化したいと考えている企業の担当者は、ぜひ参考にしてみてください。

稟議とは

はじめに、稟議の目的や稟議が用いられる場面、混同されやすい決裁との違いについて解説しましょう。

稟議書に記載している画像です

稟議の目的と必要性

稟議とは、企業や組織などにおいて、重要事項を起案し関係者からの承認を得る一連の手続きのことです一般企業であれば、課長や部長、役員など複数の関係者からの承認を得るケースが多く、稟議の内容を「稟議書」とよばれる文書にまとめて起案します。

いち担当者の権限や裁量では判断できない内容については、企業や組織として意思決定を行う必要があり、そのために稟議とよばれる手法が用いられます。

稟議を使用する場面

稟議が用いられる場面は多岐にわたり、一例としては以下のようなケースが想定されます。

  • 従業員が使用するパソコンやスマートフォンを買い替える
  • 新たな取引先と契約を締結する
  • 新たに人材を採用する

パソコンやスマートフォンといった備品の買い替えにあたっては、多額のコストが発生するため財務部門を含めた上層部の判断を仰ぐ必要があるでしょう。また、新たな取引先との契約の締結や、人手不足を解消するための採用を行う際にも、関係部署を含む上層部の判断が不可欠です。

稟議と決裁の違い

稟議と混同されやすい言葉に「決裁」があります。稟議は、一般の従業員から上長や上層部宛てに承認を依頼するものであり、承認者は複数存在します。これに対し、決裁は、管理職や役員などの決裁者が承認を行う行為そのものを指します。

例えば、有給休暇の申請や出張の申請、勤怠の承認などは、直属の上長のみが承認している企業も多いはずです。このようなワークフローは稟議ではなく、決裁とよばれます。そのほか、稟議と混同されやすい言葉の違いについては以下のとおりです。


意味
起案
草案を書類(稟議書)にまとめ作成すること
承認起案に対して同意すること
稟議上長や上層部からの承認を得るために依頼すること
決裁
権限者が起案内容に対して意思決定すること

稟議を円滑に進めるポイントとは

稟議を起案する際、時間をかけて稟議書を作成したにもかかわらず、上長などから差し戻しを受け承認してもらえないケースもあります。限られた時間の中で稟議を円滑に進めるためには、どのようなポイントに注意すれば良いのでしょうか。今回は3つのポイントを中心に紹介します。

稟議が円滑に進めているかチェックをつけている画像です

1.  稟議書は結論から書く

稟議書の中でもっとも重要なポイントは結論です。すなわち、「何を決裁してもらいたいのか」を冒頭部分で書くことが求められます。稟議書に目を通す上長や役員は、日々大量の文書に目を通さなければなりません。長い文章の中のどの部分に結論が書かれているのかが分からないと、結局何を承認すれば良いのか分からず、差し戻しの対象になってしまうことも考えられるでしょう。

2. デメリットをメリットでカバーする

稟議で起案する内容はいずれも経営に影響を与える重要項目であるため、メリットばかりではなくデメリットも正確に伝えなければなりません。しかし、あまりにもデメリットばかりが強調されると、承認者はネガティブな印象を抱いてしまい決裁を見送る結論を出すことも考えられます。

デメリットを隠したり、虚偽の内容を記載したりすることはあってはなりませんが、デメリットをどのような方法や対策でカバーするのかを論理的に説明する必要があります。

3. 具体的なデータをもとに説明する

例えば「最新スペックのパソコンに買い替えたい」という稟議を起案する場合、多額のコストがデメリットとして挙げられるでしょう。これをカバーするためには、「生産性向上や業務効率化が期待できる」などをメリットとして訴求し、決裁をするために必要な材料を提示する必要があります。

しかし、具体的にどの程度の効果が期待できるのか、客観的なデータがなければ説得力があるとはいえません。現状の作業でどの程度の工数がかかっているのか、パソコンの入れ替えによってその工数がどの程度削減できるのかをシミュレーションするなどして、具体的なデータをもとに説明することが重要です。

稟議、決裁を効率化するワークフローシステムとは

稟議や決裁といった一連の作業は、従来書面でのやり取りが一般的でした。しかし、ペーパーレス化の動きや働き方改革の一環として、ワークフローシステムの導入が求められています。そもそもワークフローシステムとはどのようなものなのか、導入メリットも含めて紹介します。

稟議、決裁における課題

従来の書面による稟議や決裁の運用では、起案から承認までに時間を要することが大きな問題としてありました。例えば、課長から書類の捺印をもらった後、部長に稟議書を回したものの出張で不在だった場合、部長が帰社するまでの間は待機していなければなりません。

また、テレワークへ移行したことにより、しばらくオフィスへの出社予定がなければ、そもそも承認を得ることも難しいでしょう。

このように、書面による稟議や決裁のワークフローは、あくまでもオフィスへ出社していることが前提であり、働き方が多様化している現代において必ずしも適応した仕組みとはいえないのです。

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムの導入によって、稟議および決裁の課題を解決できます。書類を用いることなくシステムで申請の閲覧・承認ができるワークフローシステムは、パソコンはもちろんスマートフォンやタブレット端末にも対応したものが多く存在します。これにより、インターネットに接続できる環境であれば、出張や外出先からも稟議の起案・承認が可能です。

書類の申請・承認を電子化する『承認Time』

稟議や決裁を電子化するワークフローシステムにはさまざまなものがあり、どれを選ぶべきなのか迷ってしまう方も少なくありません。株式会社SBIビジネスソリューションズの『承認Time』であれば、スムーズに電子化へ移行できます。

いつでもどこからでも申請・承認

『承認Time』はクラウド型ワークフローシステムのため、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末からの申請および承認に対応しています。時間や場所を問わず、オフィス以外の場所でも即座に稟議決裁へ対応できるため、テレワーク環境との相性も抜群です。

自由な書式設定で既存書類の移行もスムーズ!

稟議決裁を従来の書面による運用からワークフローシステムへ移行する場合、大きな問題となるのが既存書類の書式やフォーマットについてです。ワークフローシステムによってはフォーマットのパターンがあらかじめ決まっているものもあり、現在の運用のまま移行することが難しいケースも少なくありません。しかし、『承認Time』であればフォーマットを自由に作成でき、書式を大幅に変更することなくスムーズに移行できます。

システムで書類の進捗を把握

稟議決裁が遅れる要因として、承認ルートの一部で稟議が滞っているケースがあります。書類による運用では承認者一人ひとりに確認する必要がありますが、『承認Time』であればシステムで承認の進捗状況を逐一把握できるため、万が一承認が滞っている場合には対象者へ確認や催促をすることも可能です。

まとめ

稟議や決裁などは似た意味として捉えられることもありますが、それぞれ語句のニュアンスは異なります。業務を円滑に行うためには、まずはそれぞれの言葉の違いを正しく理解することが重要といえるでしょう。

既存の稟議や決裁はオフラインでのやり取りが主流なため、テレワークなどの次世代の働き方には適さないことが多いものです。そこで、今回紹介した『承認Time』などのワークフローシステムを導入し電子化することで、新しい働き方にスムーズに移行できるはずです。