業務拡大に合わせて承認Timeで業務決定プロセスを明文化

承認Timeの導入効果

導入の背景
  • 社内の決裁プロセスが曖昧で、業務プロセスが不明瞭
  • 請求書や契約内容が現場に共有されていない
導入の効果
  • 経費精算、契約、法務関係とあらゆる業務決定プロセスの
    ルールが明文化
  • 申請から承認に至るまでの意思決定プロセスを明確化

プラネット・テーブル株式会社

プラネット・テーブル株式会社は、『「作る」と「食べる」が一体化した世界を実現する』をビジョンに、農畜水産物の新しい流通・物流プラットフォームである『SEND(センド)』を開発。必要な食べ物が持続的に作られ、無駄なく人々に届けられ、食べる喜びにあふれる社会の実現を目指しています。

社 名:プラネット・テーブル株式会社
サイト:https://planet-table.com/
社員数:65名
設 立:2014年5月30日
本 社:東京都渋谷区渋谷1-11-1 COI西青山ビル6F
事業内容:生産者支援プラットフォームの開発・運用など

事業拡大に向けて、社内業務のルールを整備したい

プラネット・テーブル株式会社の提供する『SEND』は、飲食店のデータや位置情報、天候等のデータより食材の需要量を予測。それらを基に生産者へ作付依頼や出荷予約を行う。食材が届くまでのタイムラグ、フードロスの極小化を目指すサービスである。

『SEND』は、2017年度グッドデザイン金賞を受賞。2020年には創業6周年を迎え、登録レストラン数は8,000件を突破した。

ーープラネット・テーブルが経費BankIIと承認Timeの2つを導入するにあたり、どのような課題を感じていたのですか?

代表取締役社長 森 雅俊氏

 森氏:
プラネット・テーブルは2020年5月30日に、創業6周年を迎えたベンチャー企業です。これまで事業を継続していくにあたり、社内業務に関して明確なルールがなかったのです。特に管理本部に関わる請求書の支払いに関しては、社内決裁の方法や承認に至るまでのプロセス曖昧になっており、コストコントロールがうまくできていませんでした。

プラネット・テーブルの提供するサービスには、物流に関する側面も持ち合わせています。倉庫や運搬車両の管理、そして生産者の方々への支払い。これらを月次でまとめるのですが、それが相当量に膨れ上がっていました。

小村氏:
「請求書を提出した担当者は把握しているけれど、事業部内の上長が内容を知らない」という事態も、少なからず存在しました。部内で請求書が共有されていないので、管理本部に提出後、内容を承認するまでに私達が担当者や上長に確認を取る。こうした作業ロスが生まれていました。

森氏:
私達は現在、会社を拡大させていくタイミングに差し掛かっています。ある程度外部の株主が入る中、特に社内決裁のルールの明確化という課題に対して、システムの導入を検討し始めたのです。

ーー実際に、いつ頃からシステムの導入を検討され始めたのですか?

圖子田氏:
2018年の夏〜秋にかけてです。2018年10月には導入を進め、データの整理を行い2019年の夏過ぎに本格的なシステムの稼働・運用を開始しました。

実は別の事業で、経費BankIIおよび承認Timeの両システムを実際に使う機会があったのです。その利便性の高さは十分に理解していたので、サービス選択でも迷わずにこの2つのサービスをセットで入れようと提案しました。

0からのルール作りに成功

ーーシステム導入にあたり、現場での混乱はありませんでしたか?

取締役 圖子田 健氏

 圖子田氏:
結論からお伝えすると、混乱はありませんでした。

社内業務が不文律によって成り立っていたというよりも、ルールがないゼロの状態から、ルールを作ったというのが要因にあるでしょう。むしろスタンダードがなかった状態から、スポッとはまったという印象です。

事前に操作方法や、稟議の出し方に関する説明会を行ったので、利用上のトラブルもほぼありません。

今回の導入は、現場のニーズというよりは管理本部のニーズから導入が進められました。導入前は、請求書の内容が現場で共有されていないため、管理本部が再度現場で確認するという作業が必要でした。

現在は、販管費をはじめとした事業上の支出が精算前から把握できるようになり、一定のコストコントロールを実現できています。

小村氏:
これまでは表計算ソフト等で経費管理を行っていたわけですが、経費BankIIのおかげで申請経路をすぐたどることができます。

ーー見えにくかった支出の経路が、かなりクリアになったのですね。

圖子田氏:
社外でもインターネットアクセスが可能というのも、非常に便利な点だと思います。自宅や外出先にいても、OSやデバイスの制限がなくアクセスして申請ができます。

新型コロナウイルス感染症に伴うリモートワークの際も、混乱やトラブルはありませんでした。

社内で発生するあらゆる業務決定プロセスをカバー

ーー経理BankII、承認Timeを導入したことによる、皆さんの感想もお聞かせください。

管理本部 財務・経理ユニット部長 小村 奈津美氏

 小村氏:
非常に満足しています。誰がどのタイミングで請求書を承認したのかという、決裁フローが明確になりました。また「稟議を出す際に必要ファイルが添付されていない場合、差し戻しができる」という形で、承認に必要なプロセスがはっきりと示されました。

現段階ではこれ以上ないくらいに、システムが活用されていると思います。

圖子田氏:
承認Timeに関しても、支払い稟議だけでなく業務契約、法務系審査にも使用されています。システムを活用することによって、社内で発生するあらゆる業務決定プロセスをカバーできるようになりました。

ーー課題に挙げていた社内ルールの明確化に、両システムが大きく役立っているのですね。

圖子田氏:
現在経費BankIIは、領収書などの写真をデジタルで添付できますよね。例えばこれを、撮った写真をAIが認知し、決められた項目に沿って決裁が進むようにする。

こうしたシステムの成長が進めば、もっとこのサービスは便利になるのではないでしょうか。

※掲載している情報は取材当時のものです。

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