稟議

【徹底比較】無料で使える電子決裁システム|選び方や注意点も解説

テレワークの普及により、企業ではあらゆる業務のオンライン化、デジタル化が進んでいます。長らく紙書類で行われてきた「決裁」も例外ではありません。

今回は電子決裁の概要や紙書類での決裁との違いを確認したうえで、無料で使える電子決裁システムと電子決裁システムの選び方をご紹介します。

電子決裁とは?

電子決裁とは、一言で言えば「オンライン上で行われる決裁」のこと。これまで紙ベースで行われていた書類の回覧、承認などをオンライン上で済ませることを指します。

従来の決裁方法との違い

従来の決裁方法との最大の違いは、手続きがオンライン上で行えるようになった点です。これによって以下のメリットがあります。

  • 時間や場所を選ばず申請/承認が可能に
  • 感染症対策になる
  • ペーパーレス化が実現できる

紙ベースだと書類を手渡しで回覧してもらう必要があり、書類を確認するために出社しなければならなかったり、遠方には郵送する必要があったりと、承認を得るのに時間と手間がかかっていました。

電子決裁ではこうした課題を一度に解消できます。オンライン環境さえあれば外出先でも自宅でも申請・承認業務を行えるため、場所や時間を選ばないスピーディーな決裁が可能です。同時にペーパーレス化も進み、書類管理の手間や時間を削減できます。

ただし、電子決裁を行うには、電子決裁システムの導入が不可欠で、システムを制限なく利用するには費用がかかります。ソフト購入の必要がないクラウドシステムであれば安価ですみますが、念のため導入コストとシステム利用によって削減できるコストを比較しておくと安心です。

【前提】電子決裁システムの種類

電子決裁システムには、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社のパソコンやサーバーにソフトをインストールして使用するシステムのこと。特長は以下のとおりです。

  • 基本的には社内のパソコンでの利用になる
  • 導入に初期費用がかかる
  • 自社でメンテナンスや更新が必要

社内で完結するシステムのため、自由度が高くカスタマイズできるメリットがある一方、デメリットも目立ちます。パソコンやサーバーにソフトをインストールする必要があるため、テレワークで利用するには煩雑な手続きが必要です。また、既製品のソフトを購入する買い切り型のため、初期費用やメンテナンスコストが高くなる傾向があります。

クラウド型

クラウド型はソフトをインストールする必要がない、インターネット上で利用できるシステムです。以下の特長があります。

  • インターネット環境があれば社外でも利用できる
  • 導入の初期費用が安い(無料のシステムも)
  • メンテナンスや更新は自動で行われる

ソフトをインストールする必要がないため、社外での利用が簡単で時間や場所を選ばない電子決裁のメリットが活かしやすいのが特長です。クラウド型は多くの場合、「月額〜円」というサブスクリプションモデルが取られています。初期費用が安く抑えられるとともに、持続的なメンテナンスや更新といったサポートを受けられるのがメリットです。

無料版・無料トライアル期間がある電子決裁システム6選

電子決裁システムには、無料版や無料トライアル期間が用意されているものがあります。この項目では、無料版・無料トライアル期間があるシステムのなかから、おすすめのものを6つ取り上げ、概要や特長をご紹介します。

1. 承認Time

SBIビジネス・ソリューションズが提供する『承認Time』は、充実した機能を誇るクラウド型電子決裁システム。

申請業務を効率化するためのテンプレート化や、自社の承認作業に合わせて臨機応変に対応できる自由度の高い承認フロー設定など、決裁に役立つ機能が揃っています。文字入力とマウス操作だけで扱えるため、誰でも簡単に利用できるのもうれしいポイント。スマートフォンやタブレットでも利用可能です。

▲自由かつ柔軟に設定できる承認フロー

承認Timeは、30日間無料で利用できます。無料期間中も、多言語対応以外のすべての機能を利用できるため、まずは使い勝手を体感し本格導入を検討するのがオススメです。

トライアル終了後も1IDにつき月額330円から格安で利用できるうえ、トライアル時に作成したサイトをそのまま引き継げるのも魅力ですね。

提供元SBIビジネス・ソリューションズ株式会社
価格

1IDにつき月額330円~
※10ID単位での契約

無料版・無料トライアル期間無料トライアル:30日間
特長

・承認フローを自由に設定可能
・充実した書式、テンプレート設定
・機能制限のないトライアル、低価格を実現

公式ホームページhttps://shonintime.sbi-bs.co.jp/

2. X-point

『X-point』は、あらゆる社内の業務を電子化することを目的に開発されたサービスです。紙と同じ感覚で電子情報を扱いたい人に向けた補助機能などが充実しており、お手軽に紙書類を電子化できます。グループ製品との連携も強みです。

オンプレミス型(X-point)とクラウド型(X-point Cloud)どちらも、30日間の無料トライアルを利用できます。ただし、有料版に切り替える際には、初期費用がほかのサービスと比べ高額な点や料金体系が少し複雑な点に注意する必要があります。

提供元株式会社エイトレッド
価格

X-point:27万7500円~
X-point Cloud:初期費用15万4000円、月額550円×ユーザー数

無料版・無料トライアル期間無料トライアル:30日間
特長

・オンプレミス型とクラウド型の両方に対応
・紙書類と同じ感覚で使える
・グループ製品と連携して機能を強化できる

公式ホームページhttps://www.atled.jp/xpoint/

3. rakumo

『rakumo』は、使いやすさにこだわったシンプルな操作感が強みの電子決裁システムです。Google Workspaceと連携しユーザー管理やセキュリティ機能を活用しつつ、Google Workspaceではカバーできない勤怠管理や電子稟議などの業務領域をサポートします。1ユーザーあたり月額330円という低価格もうれしいポイント。

無料トライアルの期間は、オンライン上のデモ環境でテスト利用する場合は1週間、自社に実際に導入して利用する場合は2週間です。

Google Workplace導入企業にとっては魅力的なシステムですが、一方で同サービスとの連携を前提としているため、システム単体での運用はできません。

提供元株式会社rakumo
価格月額330円×ユーザー数
無料版・無料トライアル期間無料トライアル:1〜2週間
特長

・Google Workplaceとの連携に強み
・低価格を実現
・シンプルな操作感

公式ホームページhttps://rakumo.com/

4. ジョブカンワークフロー

勤怠管理システム『ジョブカン』が有名なジョブカンシリーズ。シリーズのひとつである『ジョブカンワークフロー』は導入企業数1万社を超えるワークフローシステムで、承認フローの設定機能や多様なテンプレート設定など機能面も充実しています。

費用も月額330円~と低価格に抑えられており、すでにほかのジョブカンサービスを利用している場合はサービス間の連携にも強みを発揮します。労務や経理などでほかのジョブカンシリーズを利用している企業におすすめの電子決裁システムです。

提供元株式会社Donuts
価格

月額330円×ユーザー数
※最低利用価格:月額5000円~

無料版・無料トライアル期間無料版:機能制限あり
特長

・ジョブカンシリーズとの連携に強み
・低価格を実現
・承認フローの設定や多様な書式など、機能充実

公式ホームページhttps://wf.jobcan.ne.jp/

5. shachihata cloud

印鑑の「シヤチハタ」を製造するシヤチハタ株式会社が手がけるクラウド型電子印鑑・署名サービスの『shachihata cloud』。印鑑製造の最大手だけあって電子印鑑システムに強みを持っており、電子認印の作成やデジタル上の捺印が手軽に行えます

サービスは、社内完結型である「Standard」と社外とのやり取りに必要になる堅固なセキュリティを実装した「Business」の2種類に分かれており、料金体系は印鑑の数がベースになって決まります。押印にこだわりたい方におすすめのサービスです。

提供元シヤチハタ株式会社
価格

Standard:1印鑑あたり月額110円
※印鑑10個単位での契約

Business:1印鑑あたり月額330円
※印鑑10個単位での契約

無料版・無料トライアル期間無料トライアル:30日間
特長

・印鑑最大手の提供するサービス
・電子印鑑に強み
・印鑑数単位での料金体系

公式ホームページhttps://dstmp.shachihata.co.jp/

6. Create!Webフロー

『Create!Webフロー』のシステムの特長は、紙ベースの申請・決裁業務をそのまま電子化したような直感的な操作感。分かりやすい画面デザインのため、デジタルに詳しくない社員でも不自由なく利用できます。決裁の進捗状況がアニメーショアイコンで表示されるため、進捗をひと目で把握できるのも特長です。

クラウド型とオンプレミス型の両方を揃え、30日間の機能制限のない無料トライアルが用意されています。

提供元インフォテック株式会社
価格

クラウド型:月額550円×ユーザー数
※最低契約数:10ユーザー

オンプレミス型:66万円~

無料版・無料トライアル期間無料トライアル:30日間
特長

・16年の運営実績
・クラウド型、オンプレミス型を用意
・充実の無料トライアル

公式ホームページhttps://www.createwebflow.jp/

電子決裁システムの見るべき5つのポイント

電子決裁システムを選ぶ際には、以下5つのポイントに注目しましょう。

  1. 承認フロー設定の自由度
  2. 機能の充実度
  3. 操作性
  4. 費用
  5. 無料版と有料版の違い

1. 承認フロー設定の自由度

稟議書の回覧・承認フローは、会社や決裁の内容によって大きく変わります。なかには、いくつもの部署を横断するような複雑な独自の承認フローを導入している企業もあるでしょう。そのため、電子決裁システムは、承認フローを自由度高く設定できるものがおすすめです。

2. 機能の充実度

搭載されている機能の充実度もシステムの使い勝手に直結します。紙の書類をそのまま電子化できる書式設定や、よく使う書式を登録できるテンプレート設定、翻訳機能やスマートフォンへの対応など、便利な機能がどれほど揃っているかをよく見比べましょう。

3. 操作性

単に機能が充実しているだけでなく、多数の機能を使いこなすために操作性の良いシステムを選ぶことをおすすめします。文字入力やマウス操作だけで扱えるようなシステムを導入すれば、ITスキルが低い社員でも簡単にシステムを使いこなせます。

4. 費用

会社の固定費になるシステム利用料はなるべく安く済ませたいもの。オンプレミス型だと多額の初期費用やメンテナンスコストが発生してしまうので、費用対効果を重視するならクラウド型がおすすめです。クラウド型もシステムごとに料金が異なるので、必要な機能を備えたものの中から、予算に合うものを選びましょう。

5. 無料版と有料版の違い

クラウド型だと無料トライアルができたり、無料版があったりするシステムも多いですが、ほぼすべてのシステムでいずれかのタイミングで有料版に移行する必要が出てきます。その際、無料版ではどれだけの機能が制限されているか、トライアル期間はどれくらいあるのかなど、制約をしっかりと把握しましょう。また、無料版から有料版へデータの移行ができると、本格導入への切り替えがスムーズで便利です。

電子決裁システムを無料で導入する際の注意点

現状では永年無料で使えるシステムは少なく、無料版は機能が大幅に制限されていたり、試用期間が定められていたりするものがほとんど。

その中で、おすすめできるのは、機能制限がないシステムです。実際の使用感を体感し自社に適しているかを確認したうえで、導入の是非を判断できます。

まとめ

今回は、電子決裁システムの概要やおすすめのシステムを紹介してきました。電子決裁システムを導入すれば、大幅な業務改善が期待できることは間違いありません。

『承認Time』は、承認フロー設定の自由度の高さやパソコン・スマートフォンなど利用デバイスを問わない利便性が特長のワークフローシステム。クラウドサービスのため、安価で効率的に導入可能です。

いまなら一か月間無料でほぼすべての機能を利用できます。電子決裁システムの初めてのご利用に、ぜひお試しください。